EasyInvoice felhasználói kézikönyv

Kivonat

Az IcoNet Informatika által fejlesztett platform-független számlázóprogram felhasználói dokumentációja


Tartalom

1. Köszöntő
A dokumentációban használt jelölések
A dokumentációban használt szaknyelvi kifejezések
2. Bevezetés a program használatába
Általános áttekintés
A program hardware követelménye
A program általános jellemzői
Általános kezelési leírás
Jelölőnégyzetek
Beviteli mező
Többsoros beviteli mező
Legördíthető listák
Dátum mező
Gyorsszűrővel rendelkező legördíthető listák (SmartCombo)
Címbeviteli komponensek
Menük és nyomógombok
Funkciók elérése
Mozgás a felületi elemek között
Gyors szűrés
Több ablakos működés
Új tételek rögzítése
Nyomtatási kép
Átméretezhető panelek (Splitter)
Összecsukható panel
Tolókapcsoló
Tooltip (helyi súgó)
Első indítás
Munkafolyamat
3. Telepítés
Telepítés Linux alapú operációs rendszerre
Tárolócímek
Csomag közvetlen telepítése
Telepítés Windows operációs rendszerekre
4. A program felépítése
A képernyő felépítése
Menüpontok
Számla menü
Készlet menü
Eszközök menü
Ablak menü
Kilépés menü
Segítség menü
5. A program funkcionális leírása
Beállítások
Partnerek
Termékek
Szolgáltatások
Szettek
Fizetési módok
Pénznemek
Kerekítési szabályok
Mennyiségi egységek
ÁFA-kulcsok
Közterülettípusok
Országok
Beállítások
Számla készítése
Számlaszerkesztő ablak
Sztornó számla készítése
Helyesbítő számla készítése
Előlegszámla kezelése
Előlegbekérő kezelése
Pro forma kezelése
Szállítólevelek kezelése
Nyomtatási probléma kezelése
Készlet kezelése
6. A program regisztrációja
7. A program adatainak biztonsága
A programban tárolt adatok biztonsági mentése
8. Kiegészítők dokumentációja
Partnercsoportok
Árucsoportok
Kedvezmények

A táblázatok listája

5.1. Pénznemek és árfolyamok

A példák listája

5.1. Árfolyam megadása
5.2. Kerekítési szabályok érvényesülése
5.3. A számlaszám szöveg megfelelő megválasztása
8.1. Hierarchikus termékcsoportok
8.2. Hierarchikus termékcsoportok és a kedvezmények érvényesítése

1. fejezet - Köszöntő

Ön Az IcoNet Informatika EasyInvoice számlázóprogram kézikönyvét olvassa.

Köszönjük, hogy időt szán programunk megismerésére! A dokumentációt úgy állítottuk össze, hogy Ön annak elolvasása után, sokkal hatékonyabban tudja mindennapi munkája során a számlázóprogramot használni.

A dokumentációban használt jelölések

  • F4: Adott billentyű megnyomására utal.

  • Ok: Gyakran fogunk találkozni programon belüli nyomógombra történő hivatkozással.

  • IcoNet: Billentyűzetről történő adatbevitel (begépelés).

  • MenüMenüpont: Adott menün belüli menüpont aktiválása.

  • MenüMenüpont (F2): Adott menün belüli menüpont aktiválása (mely az F2 billentyűvel is aktiválható).

A dokumentációban használt szaknyelvi kifejezések

  • Klikkelés

    Az egér bal gombjával történő (egyszeres) kattintás

  • Dupla klikk

    Az egér bal gombjával egymást gyorsan követő két kattintás.

2. fejezet - Bevezetés a program használatába

Kivonat

Ezen fejezetben egy gyors áttekintést adunk a program működési alapjairól. Megismertetjük az Olvasót a program fejlesztésekor szem előtt tartott célokkal, alapvető funkcionalitásával. Ismertetjük a program grafikus felületét.

Általános áttekintés

A számlázóprogram egy operációsrendszer-független (futtatható Windows és Linux alapú rendszereken egyaránt), teljes egészében magyar nyelvű alkalmazás, mely a napjaink technológiai követelményeinek és a lefedni kívánt ügyviteli terület felhasználói elvárásainak minden tekintetben megfelel.

A garanciát cégünk több, mint 10 éves szoftverfejlesztési tapasztalata, a magas szintű alkalmazott fejlesztési technológia biztosítja.

A program hardware követelménye

  • PII 266MHz

  • 128MB RAM

  • 100 MB szabad hely a merevlemezen

A program általános jellemzői

Az EasyInvoice fejlesztésekor az a cél vezetett minket, hogy olyan rendszert alkossunk meg, mely:

  • Operációsrendszer-független, ezáltal lehetővé téve a cég ügyvitelének átállítását Windows operációs rendszerről Linux alapú operációs rendszerre, akár a program használatba vételét követően is.

  • Könnyen, gyorsan kezelhető, kényelmes

  • Esztétikus megjelenésű

  • Gyors

A programról általánosságban elmondhatjuk:

  • Teljeskörűen látja el a partner, termék, szolgáltatás és szettek, valamint a számlanyilvántartással, készlet kezeléssel kapcsolatos feladatokat.

  • Lehetőséget biztosít egyes, előre nem meghatározott feladatok megoldására, export fájlok, külső programocskák (script) alkalmazásával.

  • A mindennapi munkát és a feladatmegoldást programozott intelligencia segíti.

  • A program használhatóságát néhány egyszerű és általános szabály határozza meg.

A rendszer alapvető jellemzői:

  • A rendszerrel korlátlan számú partner, termék, szolgáltatás, számla, valamint szett tartható nyilván. (Az adatmennyiségeket a tárolókapacitás határozza meg.)

  • Bármikor végezhető keresés olyan adatra, mely az adatbázisban szerepel.

  • Az adatok bevitele egyszerűen történik, a program azokat elfogadásuk után oly módon tárolja, hogy azzal a továbbiakban a felhasználónak nem kell foglalkoznia.

  • Minden adatot elég egyszer rögzíteni a programban az előírt módon, és amennyiben erre mód és szükség van, ezután a rendszer egyéb részein is hozzáférhetőek (pl. törzsadatok)

  • Az adatokat az APEH által kiadott ajánlásoknak megfelelően tárolja. (pl: cím, számlaadatok)

  • A program nem rendelkezik külön jogosultsági rendszerrel, mivel a célcsoportja a kisvállalkozások köre.

  • A rendszer adatai SQLite adatbázisban kerülnek tárolásra, biztosítván a platformfüggetlenséget, a sebességet, az egyszerű telepítést (akár az USB-kulcsról történő futtatást).

  • A rendszer nem támogatja a hálózatban történő egyidejű használatot.

  • Több ablakos/füles megjelenítés (Tabbed Document Interface)

Általános kezelési leírás

A rendszert igyekeztünk úgy kialakítani, hogy az egérrel és billentyűzettel is egyenértékűen használható legyen.

Jelölőnégyzetek

Választható lehetőségek alkalmazását érhetjük el bejelölésükkel.

Beviteli mező

Szöveges/numerikus információk megjelenítésére, bevitelére szolgál (pl.: utcanév/házszám). A billentyűzet kurzormozgató gombjainak (,, Home, End) használatával tudnunk mozogni benne.

Többsoros beviteli mező

Hosszú szöveges információk megjelenítésére, bevitelére szolgál (pl.: számla kiállításakor megjegyzés közlésére). A billentyűzet kurzormozgató gombjainak (,, Home, End, PageUp, PageDown) használatával tudnunk mozogni benne.

Legördíthető listák

A lista végén látható, lefelé mutató nyílra kattintva gördíthetjük le ezeket a kötött választási lehetőségeket tartalmazó listákat (pl.: fizetési mód kiválasztása számlázáskor). A Tab billentyűvel a listát aktívvá téve, használhatjuk az Le/Fel billentyűkombinációt is a megfelelő elem kiválasztásához.

Dátum mező

Használata hasonlatos a legördíthető listákéhoz. A legördíthető panelben ilyenkor egy havi naptár jelenik meg, lehetővé téve a dátum kényelmes, körültekintő kiválasztását (pl.: hétvége kiválasztását elkerülendő), a dátum, természetesen megadható billentyűzetről is, annak begépelésével (pl.: 2008.01.01)

Gyorsszűrővel rendelkező legördíthető listák (SmartCombo)

Használata hasonlatos a legördíthető listákéhoz. A különbség az, hogy az ilyen lista mögött általában valamilyen adatbázis művelet rejlik (pl.: számlázás során ügyfelek listája), melynek eredménye egy felugró ablakban jelenik meg. A lista szűkíthető az adat szótöredékének beírásával (pl.:beírva azt a szótöredéket, hogy net, találatként látható lesz az IcoNet, valamint a NetWare nevű cég is, természetesen, amennyiben szerepelnek az adatbázisban). Abban az esetben, ha annyi karaktert írtunk be, hogy a keresésre már csak 1 db találat van, a rendszer egy rövid időt követően kiválasztja a megjelenő egy elemet (ezáltal gyorsítva az adatbeviteli folyamatot). A keresés csak meghatározott karakterszám beírását követően indul el. A keresést elindító karakterek száma attól függ, hogy a lista szűkítés nélkül hány elemet tartalmaz (pl ezres nagyságrend esetén 2 karaktert, százas esetén 1 karaktert kell beírni stb). A keresés elindítása a beírt karakterek számától függetlenül a Ctrl+Szóköz billentyűkombinációval történik.

Figyelem

A kereső nem tesz különbséget kis és nagybetűk között!

Címbeviteli komponensek

A címek bevitelére a programban mindenhol ugyanazt a komponenst használjuk. A komponens 2 részből áll:

  1. Irányítószám, város

    Itt adhatjuk meg az irányítószámot, valamint a város nevét.

  2. Cím

    A következő mezőkből áll:

    1. Közterület név

    2. Közterület típus (utca, tér, stb)

    3. Házszám

    4. Épület

    5. Lépcsőház

    6. Emelet

    7. Ajtó

    A komponens helytakarékossági okokból csak az Köztterület név, Köztterület típus, Házszám mezőket jeleníti meg. A komponens szélén egy jobbra mutató ikon () jelzi, hogy a gomb lenyomásával további adatok vihetők be. A gomb lenyomását követően, attól függően, hogy mekkora hely áll rendelkezésre, jelenik meg az Épület-Lépcsőház-Emelet-Ajtó mező (kevés hely esetén), illetve az összes mező (sok hely esetén). Amikor az Épület-Lépcsőház-Emelet-Ajtó mezők látszanak, balra mutató ikon () jelenik meg, mely lenyomásával visszaállítható az előző állapot.

Menük és nyomógombok

Az egyes funkciók elérése nemcsak egérrel történhet. Azok a nyomógombok és menüpontok, melyek feliratának valamely karaktere alá van húzva, az Alt+aláhúzott betű egyidejű lenyomásával is használhatóak (pl.: Alt+z, majd Alt+b= SzámlaBejövő számla). A menüben az egyes funkciók „gyorsgombja” is látható, mely segítségével az adott funkció bármikor aktiválható (pl.: Bejövő számla kiállítása F2, Kimenő számla kiállítása: F3).

Funkciók elérése

A legtöbb listán (partner, áru, számla stb.) a használható funkciókat nemcsak menüből érhetjük el, hanem úgy is, ha a lista valamely pontján az egér jobb gombjával kattintunk. Ilyenkor más - grafikus felülettel rendelkező - programokban megszokott módon előreugranak a lehetséges funkciók, itt az egérrel az alkalmazni kívántra kattintva használhatjuk azt.

Mozgás a felületi elemek között

Minden esetben a Tab, Shift+Tab billentyűvel, (egy soros) beviteli mezők esetén Le/Fel nyilakkal

Gyors szűrés

A programban számos listán elérhető ez a funkció (partner, termék, stb.). Alkalmazásával könnyedén megtalálható a kívánt tétel, például több ezres partnerlistában a vevő neve. Az ilyen listák fölött egy beviteli mező található, melybe beírva a szótöredéket (pl.: vevő neve), a lista csak azokat az elemeket fogja tartalmazni, amelyre a feltétel teljesül.

Több ablakos működés

A rendszer támogatja a többablakos (többfüles) működést, ezáltal lehetővé téve azt, hogy több számla, partner, stb. ablaka legyen nyitva egyidejűleg. Az ablakok közötti váltást az internetböngészőkéhöz hasonlatos ablakváltó gombsor teszi lehetővé. Ha egy adott ablak gombjának ikonja fölött tartjuk a kurzort, akkor az ikon rövid idő elteltével piros hátterű iksszé válik (), amelynek megnyomásával az ablak bezárható. A késleltetés ideje a BeállításokBeállítások menüpont Program beállításai/Felhasználói felület részleg alatt a Bezárás ikon megjelenésének késleltetése: szöveggel ellátott tolókapcsolóval állítható be.

Új tételek rögzítése

Bizonylatok kiállítása során anélkül rögzíthetünk új partnert és terméket vagy szolgáltatást a nyilvántartásba, hogy félbe kellene szakítanunk a bizonylat készítését.

Nyomtatási kép

Számláinkat a nyomtatás előtt megtekinthetjük, majd utána tartalmukon módosíthatunk, esetleg előzetes nyomtatást kérhetünk (természetesen az így kinyomtatott számla csak minta lehet).

Átméretezhető panelek (Splitter)

A főképernyőn a fastruktúra, valamint az üzenetek panel egyaránt átméretezhető. Amikor az átméretező sáv fölé visszük az egérmutatót, akkor megváltozik annak alakja (, ). Nyomjuk le a bal egérgombot, és miközben nyomva tartjuk azt, mozgassuk az egeret abba az irányba, amerre a panelt méretezni szeretnénk, ha az egérgombot felengedjük, a panel átméreteződik a kívánt méretre (ezeket a beállításokat a program elmenti, következő alkalommal már nem kell az átméretezést elvégezni).

Összecsukható panel

A számlaszerkesztő ablakban található meg ez a komponens, mely lehetővé teszi, hogy a kitöltött számlafejléc összecsukásával több helyet kapjunk a tétellista összeállításához.

A komponens aktiválható a panel szélén látható gombra történő egyszeres bal egérgomb lenyomással, vagy a gomb fölött az egérgörgő le, vagy felgördítésével. Billentyűzettel a komponens aktívvá tétele után a szóköz gomb lenyomásával aktiválható.

Tolókapcsoló

Bizonyos esetekben (például az ablakbezáró ikon megjelenésének időzítéséhez) használatos a rendszerben ez a kontrol. Működése egyszerű, a csúszkán a kívánt állapotra kell állítani folyamatos bal egérgomblenyomás mellett a mozgatható négyzetet.

Tooltip (helyi súgó)

Bizonyos vezérlőelemek fölé húzva az egeret, majd egy kis időt várva, az adott elemről kaphatunk többletinformációt. A tooltip jellemzően sárga hátterű bekeretezett szövegként jelenik meg.

Például: ha a listában a szöveg nem fér ki, tooltipként megjelenik a teljes szöveg.

Első indítás

Abban az esetben, ha a programmal történő munkát a telepítés után azonnal el kell kezdeni, az alábbi információk segítséget nyújthatnak az azonnali munkakezdéshez. Ezek az információk semmiképpen sem pótolják a Kézikönyv részletes áttanulmányozását! A szoftver lehetőségeinek megismeréséhez szükséges a szoftver részletes leírását tartalmazó fejezetek gondos áttanulmányozása!

Munkafolyamat

A következőkben nézzük meg azt az elvi munkafolyamatot, amely programunkban végezhető.

  1. Telepítés: Mielőtt használtba vesszük a rendszert, telepítenünk kell

  2. Rendszerparaméterezés: A program általános működését meghatározó beállítások megadása. BeállításokBeállítások, vagy az első indításkor megjelenő ablakban.

  3. Partneradatok (BeállításokPartnerek) és termékadatok (BeállításokTermékek) vagy szolgáltatásadatok (BeállításokSzolgáltatások) rögzítése.

  4. Számla készítése (SzámlaKimenő számla (F3)): Termékeink és szolgáltatásaink számlázása rögzített ügyfeleink részére; a számlán a tételes felsorolás mellett egyéb, szükséges kiegészítő információk szerepeltetése.

  5. A kiállított bizonylatok karbantartása.

3. fejezet - Telepítés

Kivonat

A fejezet ismerteti a program telepítését a különböző operációs rendszereken.

Telepítés Linux alapú operációs rendszerre

Napjaink Linux alapú operációs rendszerei lehetővé teszik, hogy a rendszerre telepíthető összes program kezelése (telepítése/eltávolítása/frissítése) egy központi felületről történhessen meg (pl.: synaptic, adept, yast, rpmdrake).

Ezekhez a fejlesztők úgynevezett tárolókat hoznak létre, mely tárolók a következő információkat tartalmazzák többek között:

  • Szoftver(csomag) Neve

  • Szoftver(csomag) Mérete

  • Szoftver(csomag) Verziószáma

  • Szoftver(csomag) Letöltési helye

Amikor a felhasználó (rendszergazda) elindítja a csomagkezelő-programot, az letölti a tárolókból a fenti információkat. Innentől kezdve a felhasználó eldöntheti, hogy mely szoftvercsomagokat frissíti az újabb változatra.

Az IcoNet Informatika is létrehozott ilyen tárolókat többek között az EasyInvoice számlázóprogramjának, ezáltal biztosítva a következő Linux alapú rendszereken a folyamatos verziókövetést:

Amennyiben az Önök által használt Linux rendszer nem található a fenti felsorolásban, kérjük jelezze fejlesztőinknek!

Tárolócímek

  • Debian (Mepis Linux, DreamLinux)

    (/etc/apt/sources.list):

    deb http://download.szamlazaslinuxon.hu/debian-változat neve/ /

  • Frugalware stable

    (/etc/pacman-g2.conf):

    [easyinvoice] Server = http://download.szamlazaslinuxon.hu/frugalware-stable

  • Mandriva

    (rootként futtatandó): urpmi.addmedia easyinvoice http://download.szamlazaslinuxon.hu/mandriva-verziószám

  • OpenSUSE

    (rootként futtatandó): zypper ar http://download.szamlazaslinuxon.hu/opensuse-verziószám easyinvoice

  • Slackware (Vectorlinux, ZenWalk)

    (/etc/slapt-get/slapt-getrc):

    SOURCE=http://download.szamlazaslinuxon.hu/slackware-verziószám/

  • Ubuntu (Linux Mint; Kiwi Linux)

    (/etc/apt/sources.list):

    deb http://download.szamlazaslinuxon.hu/ubuntu-változat neve/ /

  • UHU Linux

    (/etc/apt/sources.list):

    deb http://download.szamlazaslinuxon.hu/uhu-változat neve/ /

Az aktualizált tárolócímekért kérjük, látogassa meg a http://szamlazaslinuxon.hu/download.xml címet!

Csomag közvetlen telepítése

A fenti Linux változatokon túl is van lehetőség az EasyInvoice telepítésére az alábbi csomagkezelők valamelyikével.

A csomag telepítését követően

Telepítés DEB csomagkezelővel

Adja ki a telepítőparancsot root felhasználóként:

root:~#dpkg -i easyinvoice<verziószám>.deb Enter

vagy felhasználóként:

averageuser:~$sudo dpkg -i easyinvoice<verziószám>.deb Enter

A rendszer a parancs kiadását követően ellenőrzi a csomag függőségeit (sqlite, fox toolkit). Ha valami hiányosságot észlel, a telepítés megszakad.

Telepítés RPM csomagkezelővel

Adja ki a telepítőparancsot root felhasználóként:

root:~#rpm -i easyinvoice<verziószám>.rpm Enter

vagy felhasználóként:

averageuser:~$sudo rpm -i easyinvoice<verziószám>.rpm Enter

Telepítés egyéb Linux alapú operációs rendszer változatra

Adja ki a telepítőparancsot root felhasználóként:

root:~# easyinvoice<verziószám>-static-i386.sh --prefix=/usr/local --exclude-subdir Enter

vagy felhasználóként:

felhasználó:~$ sudo easyinvoice<verziószám>--static-i386.sh --prefix=/usr/local --exclude-subdir Enter

Ha a programot csak az adott felhasználónak szeretné telepíteni, akkor indítsa el a telepítőprogramot abból a könyvtárból, ahová a programot telepíteni szeretné (jelen példában ~/Programs könyvtár, miközben a fájlt a ~Downloads/ könyvtárba töltöttük le:

felhasználó:~/Programs$ sh ~/Downloads/easyinvoice<verziószám>-static-i386.sh Enter

Figyelem

Az önkitömörítő csomagokban nincs függőségi információ, ennek következtében a szükséges csomagok meglétéről személyesen kell meggyőződni.

Telepítés Windows operációs rendszerekre

A telepítés folyamata megegyezik más windows alapú programok telepítésével.

  1. Indítsuk el a telepítőprogramot

    Az üdvözlőképernyő fogad minket.

  2. Nyomjunk Next >-et

    Olvassuk el a Licenc szövegét, és ha egyetértünk vele:

  3. Nyomjunk I Agree-t

    Itt megváltoztathatjuk a telepítés helyét.

  4. Nyomjunk Next-et

    Itt beállíthatjuk, hogy mi legyen a Start menüben a program csoportneve, esetleg letilthatjuk, hogy a telepítő parancsikonokat hozzon létre a Start menüben (Do not create shortcuts).

  5. Nyomjunk Install-t

    A telepítő felmásolja a szükséges fájlokat.

    Ha befejezte a folyamatot, a következő képernyő fogad minket.

  6. Nyomjunk Finish-t

    Ezzel a program telepítése megtörtént.

    A program (amennyiben minden értéket alapértelemezetten hagyott) a Windowsban megszokott módon, a StartProgramokEasy InvoiceIcoNet EasyInvoice menüpontból indítható.

4. fejezet - A program felépítése

A képernyő felépítése

A program indítását követően a következő képernyő fogad minket:

  • A képernyő legfelső sora a menüsor.

  • Alatta található az ablakváltó gombsor, az elején a gyorsmenüvel, mely segítségével gyorsan hozhatunk létre kimenő/bejövő számlát, partnert, terméket, szolgáltatást, vagy szettet.

  • A képernyő bal oldalán látható az oldalsáv, benne nézetváltó gombokkal: Bizonylatok, Lekérdezések, Tartozáskezelés.

    Az oldalsáv átméretezhető a kívánt méretre a Splitter segítségével.

    • A Bizonylatok nézetben a számláinkat tekinthetjük át állapotuk szerint.

    • A Lekérdezések nézetből különféle lekérdezéseket futtathatunk.

    • A Tartozáskezelés nézetben saját, illetve partnereink összes illetve késedelmes tartozásait tekinthetjük át.

  • A képernyő alján látható a füleket tartalmazó alsó sáv.

    Az alsó sáv átméretezhető a kívánt méretre a Splitter segítségével.

    Az Üzenetek ablakban kapunk figyelmeztetéseket, hibaüzeneteket az adott munkavégzéssel (ablakkal) kapcsolatban:

    • piros "lámpa" jelzi a hibákat, amely miatt az adott folyamat nem folytatható

    • sárga "lámpa" jelzi a figyelmeztetéseket, amelyek nem akadályozzák a folyamat elvégzését, azonban bizonyos szempontból nem megfelelő eredményt kaphatunk.

    A Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű megnyomásával aktiválhatjuk a program hibajavító funkcióját az üzenetek ablakban látható hibákra, figyelmeztetésekre. Például, ha egy dátum egy megengedett értéknél régebbi, a program a gomb megnyomására átállítja a jelzett mezőt úgy, hogy az a hibaellenőrzésnek megfeleljen.

    Az Árfolyam kalkulátor segítségével gyorsan válthatunk át összegeket a rendszerben tárolt árfolyamtáblázat alkalmazásával a különböző pénznemek között.

  • A képernyő legalján pedig az állapotsor látható, ahol az egyes menüpontokra, vezérlőelemekre vonatkozóan kaphatunk rövid, szöveges információt.

Menüpontok

Számla menü

Bejövő számla

A menüpontra kattintva új bejövő számlát lehet iktatni.

Kimenő számla

A menüpontra kattintva új kimenő számlát lehet létrehozni.

Bizonylatok menü

A menüpont alatt típus, azokon belül állapot szerint szűrhetők a számlák.

Bizonylat típusok:

  • Kimenő számlák

  • Sztornó számlák

  • Helyesbítő számlák

  • Előlegszámlák

  • Szállítólevél

  • Ajánlattétel

  • Pro forma

  • Előlegbekérő

  • Bejövő számlák

  • Bejövő szállítólevelek

  • Megrendelések

Állapotaik:

  • Szerkesztés alatt

  • Rögzített

A Kimenő számlák esetén még megtalálható egy Összes rögzített menüpont is, amely a kimenő számlákat egy listában mutatja a helyesbítő, a sztornó, valamint az előlegszámlákkal.

A Szállítólevelek esetén szerepelnek a visszavont szállítólevelek egy harmadik menüpontban.

A Megrenedelések menüpont alatt pedig a Visszaigazolások találhatóak meg harmadik lehetőségként.

Lekérdezések menü

Az alábbi lekérdezések érhetőek el a menüpont alatt:

  • Számlafejlécek lekérdezése

  • Számlatételek lekérdezése

Készlet menü

A készlet menüpont alatt elérhető:

  • Leltár

Eszközök menü

Árfolyamok frissítése

A menüpontra kattintva az MNB által közölt árfolyam értékeket tölti le a program, majd tárolja az adatbázisában.

Figyelem

A funkció használatához működő internet kapcsolat szükséges.

ÁFA-kulcs csere

A menüponta kattintva egy űrlap jelenik meg, amelyen legördülő listából választhatja ki, hogy melyik ÁFA-kulcsot (Mit) kívánja lecserélni melyik ÁFA-kulcsra (Mire), valamint kiválaszthatja azon tételtípusokat jelölőnégyzet segítségével, amelyekre alkalmazni kívánja a változtatást. A lehetséges típusok:

  • Termékek

  • Szolgáltatások

  • Szettek

Árazó

A menüpontra kattintva egy lista jelenik meg a rendszerben tárolt termékek nevével, árával és pénznemével. A listában az ár szabadon megváltoztatható.

Exportálás RLB-féle DBF fájlba

A menüpontra kattintva az RLB-export varázsló segítségével elvégezheti az exportálást.

Online TEAOR böngésző

A menüpontra kattintva a TEAOR kódok közül választhat. Ha megtalálta a keresett kódot, az egér jobb gombjával klikkelve elérheti a Kód másolása opciót, vagy a CTRL+C gombok együttes lenyomásával lemásolhatja a kódot, majd a rendszerben tárolt Szolgáltatások között vagy új szolgáltatást felvéve bemásolhatja a kiválasztott TEAOR kódot.

Figyelem

A funkció használatához működő internet kapcsolat szükséges.

Online VTSZ böngésző

A menüpontra kattintva a VTSZ kódok közül választhat. Ha megtalálta a keresett kódot, az egér jobb gombjával klikkelve elérheti a Kód másolása opciót, vagy a CTRL+C gombok együttes lenyomásával lemásolhatja a kódot, majd a rendszerben tárolt Szolgáltatások között vagy új szolgáltatást felvéve bemásolhatja a kiválasztott VTSZ kódot.

Figyelem

A funkció használatához működő internet kapcsolat szükséges.

XML adatok beolvasása

A menüpontra kattintva az APEH által meghatározott felépítésű XML fájlt lehet beimportálni a rendszerbe.

Figyelem

A funkció használatához működő internet kapcsolat szükséges lehet.

Ablak menü

Megjeleníti a nyitott ablakok listáját, lehetőséget biztosít azok elrendezésére, bezárására.

Kilépés menü

A funkció használatával kiléphet a programból.

Segítség menü

Kézikönyv

Jelen kézikönyvet jeleníti meg elektronikus formátumban. A menüpont bárhonnan aktiválható az F1 billentyű megnyomásával

Névjegy

Megjeleníti a program készítőjének nevét, verziószámát, kódnevét.

További információkat tudhatunk meg a Névjegy/Kapcsolat/Köszönet/Technikai információk fülekre kattintva.

  • Névjegy: a regisztráció lejárata látható ezen a fülön.

  • Kapcsolat: elérhetőségeinket találhatja meg itt.

  • Köszönet

  • Technikai információk

Frissítés ellenőrzése

A funkció segítségével ellenőrizheti, hogy megjelent-e a számlázóprogramból újabb változat.

Figyelem

A funkció használatához működő internet kapcsolat szükséges.

5. fejezet - A program funkcionális leírása

Beállítások

Partnerek

A program által kezelt ügyfeleket Partnereknek hívjuk.

Partnerek listája

A program menüjéből a BeállításokPartnerek menüpontból érhető el a teljes partnerlista (Partnerek listája ablak). Ezen a képernyőn listázza a program a rendszerben található összes ügyfelet (legyen az szállító, vevő, valamint maga a számlát adó cég (tulajdonos)). A listában a program szürke ikonnal jeleníti meg a az inaktív elemeket.

Új partner adatainak rögzítése

A megnyitott Partnerek listája ablakban nyomjunk jobb egérgombot, majd a felurgó menüben, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot. Ekkor megjelenik a Partner adatai képernyő.

Partner adatainak módosítása

A megnyitott Partnerek listája ablakban a szerkesztendő partner során klikkeljünk duplán, ezt követően megnyílik a Partner adatai képernyő.

Partner törlése

A megnyitott Partnerek listája ablakban a törlendő partner sorát jelöljük ki az egér Bal gombjával, nyomjuk le a jobb egérgombot, a felugró menüből pedig válasszuk a Törlés (Del) menüpontot.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • Töröljem a(z) "partner neve" partnert?

    Ha tényleg törölni szeretnénk a partnert, nyomjuk meg az Igen gombot.

Partner adatai képernyő

Itt rögzíthetjük a következő adatokat:

  • Partner állapota

    Itt határozhatjuk meg a következőket

    • az adott partnert Szállítóként, és/vagy Vevőként kívánjuk az adatbázisba felvinni.

    • az adott partner aktív-e. Azt a parntert célszerű inaktiválni, akiről tudjuk, hogy hosszabb ideig nem lesz vele kapcsolatunk.

      Figyelem

      Az inaktív partnerek részére kiállított számlához figyelmeztetés jelenik meg a hibaüzenetek között!

    • az adott partner Alanyi adómentes-e.

    • az adott partner egyéni vállalkozó-e.

  • Alapadatok

    Név, Cégjegyzékszám/Nyilvántartási szám (egyéni vállalkozó esetén), Számlázási cím (Székhely címe).

  • Levelezési cím

    Amennyiben a számlát, levelet a székhelytől eltérő címre kell küldeni, itt határozhatjuk meg.

  • További adatok

    • Telefon

    • Email

    • Kapcsolattartó

    • Adószám(>Közösségi adószám)

      A közösségi adószámra a partnernél meghatározott ország szerint formai ellenőrzést végez a program.

      Figyelem

      A közösségi adószám valódiságát ellenőrizze számlakiállítás előtt!

    • Bankszámlaszám

      Lehetőség van a program használata során több bankszámlaszám alkalmazására is. Ilyenkor a bankszámlaszámokat egymás után "," -vel elválasztva soroljuk fel. A számla kiállításakor lehetőség van a számlán szerepeltetni kívánt bankszámlaszám kiválasztására legördülő listából, amennyiben saját cégünkről van szó. Egyéb esetben minden rögzített bankszámlaszám szerepel a számlán.

    • Megjegyzés

      Ide írhatunk olyan tulajdonságokat, melyek további információt adhatnak nekünk az adott partnerről. A megjegyzés a partner számlához történő kiválasztásakor is feltűnik a gyorsszűrővel rendelkező legördíthető lista jobb alsó sarkában.

    • Fizetési mód

      Itt adhatjuk meg a partner alapértelmezett fizetési módját.

    • Számlázás nyelve

      Itt adhatjuk meg a partnerhez tartozó alapértelmezett számlázási nyelvet.

Az ablak bal oldalán, annak alsó részén jelenik meg a Partner APEH ellenőrzése gomb, mely segítségével az APEH oldalain elérhető feketelistákban keresi meg a program az ügyfél adószámának előfordulását. Ha a partner szerepel az APEH valamely adatbázisában, akkor a program figyelmeztetést ír az üzenetek közé, megjelölvén, hogy mely listában talát a partnerre vonatkozó bejegyzést.

Ugyancsak az ablak bal alsó részén találhatóak meg a nézetváltó nyomógombok, ahol váltogathatunk a kiválasztott partnerhez tartozó Alapadatok/Bizonylatok/Partnercsoportok nézetek között.

A Másolás nyomógombbal pedig lehetőségünk nyílik a partner címének, levelezési címének vagy minden ismert alapadatok fülön szereplő adatának vágólapra másolására.

Amennyiben megadtuk a szükséges adatokat, nyomjunk Ok gombot a mentéshez, a Mégsem gombot a módosítások eldobásához.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • A partner neve üres!

    Töltsük ki a Számlázási cím/Név mezőt.

  • A partner számlázási címe hiányos!

    Töltsük ki a Számlázási cím/Irányítószám, Város, Cím mezőket.

  • A partner bankszámlaszáma nem helyes!

    Töltsük ki megfelelően a További adatok/Bankszámlaszám mezőt.

  • A partner adószáma (adószám) szerepel a következő APEH adatbázisban: Adatbázis neve!

    Vegyük figyelembe, hogy a partner kockázatosnak tekinthető az APEH szerint (Pl.: írjuk a Megjegyzésbe: APEH feketelistás).

    Figyelem

    Az APEH listák tartalmáért, elérhetőségéért, a szerző semmilyen felelősséget nem vállal.

  • A Partner adószáma nem helyes! ( nem lehet üres, aaaaaaaa-b-cc alak szükséges)

    A megadott adószám nem felel meg az ismertetett formai követelményeknek. Javítsuk ki az adószámot helyesre.

  • A Partner bankszámlaszáma nem helyes! ( nem lehet üres, GIRO vagy IBAN alak szükséges )

    A megadott bankszámlaszám nem felel meg az ismertetett formai követelményeknek.

Termékek

A program menüjéből a BeállításokTermékek menüpontból érhető el a teljes terméklista (Termékek listája ablak). Ezen a képernyőn listázza a program az összes - a rendszerben található terméket. A listában a program szürke ikonnal jeleníti meg az inaktív elemeket.

Új termék adatainak rögzítése

A megnyitott Termékek listája ablakban nyomjunk jobb egérgombot, majd a felugró menüben válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot. Ekkor megjelenik a Termék adatai képernyő. Itt rögzíthetjük a következő adatokat:

  • Aktív jelölőnégyzet

    Ebben a blokkban adhatjuk meg azt, hogy az adott termék aktív-e. Azt a terméket célszerű inaktiválni, amelyikről tudjuk, hogy hosszabb ideig nem foguk használni. Azon termékek esetén, amelyekből pozitív készlettel rendelkezünk, az inaktiválás nem lehetséges egészen addig, amíg a készlet tart.

    Figyelem

    Az inaktív termékről nem állítható ki számla. (Nem jelenik meg a termék a vonatkozó listában.)

  • Készlet jelölőnégyzet

    Ebben a blokkban adhatjuk meg azt, hogy az adott termék a készletnyilvántartásban szerepeljen-e.

  • Név

    A termék neve.

  • Leírás

    A termék ismertetése. Többsoros beírómező. A termék leírása szerepel a számla kiállításakor használt gyorsszűrővel rendelkező legördíthető lista bal oldalán, a termék megnevezése alatt.

  • VTSZ

    A termék azonosítója.

  • Cikkszám

    A termék cikkszáma.

  • Vonalkód

    A termék vonalkódja.

  • Mennyiségi egység

    A termék értékesítési mennyisége. (legördülő lista). Azon termékek esetén, amelyekből pozitív készlettel rendelkezünk, a mennyiségi egység nem változtatható egészen addig, amíg a készlet tart.

  • Egységár (nettó)

    A termék értékesítési nettó egységára a rendszer alapértelmezett devizájában.

  • ÁFA-kulcs

    A termék értékesítési ÁFA-kulcsa. (legördülő lista).

  • Egységár (bruttó)

    A termék bruttó egységára a rendszer alapértelmezett devizájában, a rendszerben tárolt nettó egységár és a kiválsztott ÁFA-kulcs alapján képződik. Megváltoztatásakor a nettó egységár igazodik a változtatásokhoz. ÁFA-kulcs megváltoztatásakor a nettó egységár változatlan marad, a bruttó egységár az új ÁFA-kulcshoz igazodik. A bruttó egységárat a rendszer nem tárolja, hiszen értéke a tárolt nettó egységár és ÁFA-kulcs alapján kiszámítható.

  • Minimális készlet

    A termékhez tartozó minimális készlet.

  • Aktuális készlet

    A termékből készleten lévő mennyiség megjelenítése, az adat jelenleg nem módosítható.

  • Utolsó beszerzés ideje

    A termékből az utolsó bejövő számla rögzítésének ideje, az adat nem módosítható. Amennyiben még nem történt beszerzés, a rendszer a "nincs adat" megjelölést használja.

  • Utolsó beszerzési ár

    A termékből az utolsó bejövő számlán szereplő Egységára (netto), az adat nem módosítható.

Amennyiben megadtuk a szükséges adatokat, nyomjunk Ok gombot a mentéshez.

Az ablak bal oldalán, annak alsó részén találhatóak meg a nézetváltó nyomógombok, ahol váltogathatunk a kiválasztott termékhez tartozó Alapadatok/Bizonylatok/Árucsoportok nézetek között.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • A Termék Neve üres!

    Töltsük ki a Név mezőt.

  • A Termékhez kötelező Mennyiségi egységet választani!

    Válasszunk ki egy elemet a Mennyiségi egység legördülő listából!

  • A Termék Egységára nem helyes érték! ( nem lehet üres, csak valós szám )

    Töltsük ki az utasításnak megfelelően az Egységár mezőt!

  • A Termékhez kötelező ÁFA-kulcsot választani!

    Válasszunk ki egy elemet az ÁFA-kulcs legördülő listából!

Termék adatainak módosítása

A megnyitott Termékek listája ablakban a szerkesztendő termék során klikkeljünk duplán, ezt követően megnyílik a Termék adatai képernyő.

Termék törlése

A megnyitott Termékek listája ablakban a törlendp termék sorát jelöljük ki az egér Bal gombjával, nyomjuk le a jobb egérgombot, a felugró menüből pedig válasszuk a Törlés (Del) menüpontot.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • Töröljem a(z) "termék neve" terméket?

    Ha tényleg törölni szeretnénk a terméket, nyomjuk meg az Igen gombot.

Szolgáltatások

A program menüjéből a BeállításokSzolgáltatások menüpontból érhető el a teljes szolgáltatáslista (Szolgáltatások listája ablak). Ezen a képernyőn listázza a program az összes - a rendszerben található szolgáltatást. A listában a program szürke ikonnal jeleníti meg az inaktív elemeket.

Új szolgáltatás adatainak rögzítése

A megnyitott Szolgáltatások listája ablakban nyomjunk jobb egérgombot, majd a felurgó menüben válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot. Ekkor megjelenik a Szolgáltatás adatai képernyő. Itt rögzíthetjük a következő adatokat:

  • Aktív jelölőnégyzet

    Ebben a blokkban adhatjuk meg azt, hogy az adott szolgáltatás aktív-e. Azt a szolgáltatást célszerű inaktiválni, amelyikről tudjuk, hogy hosszabb ideig nem fogjuk használni.

    Figyelem

    Az inaktív szolgáltatásról nem állítható ki számla. (Nem jelenik meg a szolgáltatás a vonatkozó listában.)

  • Név

    A szolgáltatás neve.

  • Leírás

    A szolgáltatás ismertetése. Többsoros beírómező. A szolgáltatás leírása szerepel a számla kiállításakor használt gyorsszűrővel rendelkező legördíthető lista bal oldalán, a szolgáltatás megnevezése alatt.

  • SZJ

    A szolgáltatás azonosítója.

  • Vonalkód

    A szolgáltatás vonalkódja.

  • Mennyiségi egység

    A szolgáltatás értékesítési mennyisége. (legördülő lista).

  • Egységár

    A szolgáltatás értékesítési netto egységára a rendszer alapértelmezett devizájában.

  • Költség

    A szolgáltatáshoz kalkulált költség (pl.: áram költsége)

  • ÁFA-kulcs

    A szolgáltatás értékesítési ÁFA-kulcsa. (legördülő lista).

Amennyiben megadtuk a szükséges adatokat, nyomjunk Ok gombot a mentéshez.

Az ablak bal oldalán, annak alsó részén találhatóak meg a nézetváltó nyomógombok, ahol váltogathatunk a kiválasztott szolgáltatáshoz tartozó Alapadatok/Bizonylatok/Árucsoportok nézetek között.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • A Szolgáltatás Neve üres!

    Töltsük ki a Név mezőt.

  • A Szolgáltatáshoz kötelező Mennyiségi egységet választani!

    Válasszunk ki egy egy elemet Mennyiségi egység legördülő listából!

  • A Szolgáltatás Egységára nem helyes érték! ( nem lehet üres, csak valós szám )

    Töltsük ki az utasításnak megfelelően az Egységár mezőt!

  • A Szolgáltatáshoz kötelező ÁFA-kulcsot választani!

    Válasszunk ki egy elemet az ÁFA-kulcs legördülő listából!

Szolgáltatás adatainak módosítása

A megnyitott Szolgáltatások listája ablakban a szerkesztendő szolgáltatás során klikkeljünk duplán, ezt követően megnyílik a Szolgáltatás adatai képernyő.

Szolgáltatás törlése

A megnyitott Szolgáltatás listája ablakban a törlendő szolgáltatás sorát jelöljük ki az egér Bal gombjával, nyomjuk le a jobb egérgombot, a felugró menüből pedig válasszuk a Törlés (Del) menüpontot.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • Töröljem a(z) "szolgáltatás neve" szolgáltatást?

    Ha tényleg törölni szeretnénk a szolgáltatást, nyomjuk meg az Igen gombot.

Szettek

Szettnek hívjuk az egy csomagban értékesített termék- és vagy szolgáltatáshalmazt.

A program menüjéből a BeállításokSzettek menüpontból érhető el a teljes szettlista (Szettek listája ablak). Ezen a képernyőn listázza a program az összes-a rendszerben található szettet.

Új szett adatainak rögzítése

A megnyitott Szettek listája ablakban nyomjunk jobb egérgombot, majd a felurgó menüben, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot. Ekkor megjelenik a Szett adatai képernyő. Itt rögzíthetjük a következő adatokat:

  • aktív jelölőnégyzet

    Ebben a blokkban adhatjuk meg azt, hogy az adott Szett aktív-e. Azt a szettet célszerű inaktiválni, amelyikről tudjuk, hogy hosszabb ideig nem fogjuk használni.

    Figyelem

    Az inaktív szettből nem állítható ki számla. (Nem jelenik meg a szett a vonatkozó listában.)

  • Név

    A szett neve.

  • Leírás

    A szett ismertetése. Többsoros beírómező. A szett leírása szerepel a számla kiállításakor használt gyorsszűrővel rendelkező legördíthető lista bal oldalán, a szett megnevezése alatt.

  • SZJ

    A szett azonosítója.

  • Vonalkód

    A szett vonalkódja.

  • Mennyiségi egység

    A szett értékesítési mennyisége. (legördülő lista)

  • Egységár

    A szett értékesítési egységára a rendszer alapértelmezett devizájában.

  • Költség

    A szetthez kalkulált költség (pl egybecsomagolás költsége)

  • ÁFA-kulcs

    A szett ÁFA-kulcsa. (legördülő lista)

  • A szett tartalma

    A szett alkotóelemei (táblázat).

Amennyiben megadtuk a szükséges adatokat, nyomjunk Ok gombot a mentéshez.

Az ablak bal oldalán, annak alsó részén találhatóak meg a nézetváltó nyomógombok, ahol váltogathatunk a kiválasztott szetthez tartozó Alapadatok/Bizonylatok/Árucsoportok nézetek között.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • A Szett üres! (figyelmeztetés)

    Töltsük ki a A szett tartalma táblázatot.

  • Nem adta meg a szett nevét!

    Töltsük ki a Név mezőt.

  • Nem adta meg a szett mennyiségi egységét!

    Töltsük ki megfelelően a Mennyiségi egység mezőt.

  • Nem adta meg a szett árát!

    Töltsük ki megfelelően az Egységár mezőt.

  • Nem adta meg a szett ÁFA-kulcsát!

    Töltsük ki megfelelően az ÁFA-kulcs mezőt.

  • Nem adta meg a szett mennyiségi egységét!

    Töltsük ki megfelelően a Mennyiségi egység mezőt.

  • Nem adta meg a szett mennyiségi egységét!

    Töltsük ki megfelelően a Mennyiségi egység mezőt.

  • A megadott ár (megadott ár), és a kalkulált érték (kalkulált érték) között az eltérés nagyobb, mint 20%! (figyelmeztetés)

    Töltsük ki megfelelően az Egységár mezőt, vagy győzödjünk meg, arról, hogy a hiba sora ki van pipálva és nyomjuk meg a Hibák javítása gombot (vagy az F9-et)! A program a Hibák javítása gomb megnyomását követően úgy korrigálja az egységárat, hogy a megadott eltérés kisebb legyen, mint 20%.

    Figyelem

    A hibák javítása gomb az összes kijelölt hibát kijavítja!

Szett adatainak módosítása

A megnyitott Szettek listája ablakban a szerkesztendő szett során klikkeljünk duplán, ezt követően megnyílik a Szett adatai képernyő.

Szett törlése

A megnyitott Szettek listája ablakban a törlendő szett sorát jelöljük ki az egér Bal gombjával, nyomjuk le a jobb egérgombot, a felugró menüből pedig válasszuk a Törlés (Del) menüpontot.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibajelzések
  • Töröljem a(z) "szett neve" szettet?

    Ha tényleg törölni szeretnénk a szettet, nyomjuk meg az Igen gombot.

Fizetési módok

A program főmenüjéből (BeállításokFizetési módok) érhető el a fizetési módok karbantartását szolgáló képernyő. Itt határozhatjuk meg azt, hogy adott Fizetési mód esetén hány nap Várakozási időt hagyjon a rendszer a számla kiállításakor a Fizetési határidőnél.

Műveletek a képernyőn:

  • Új fizetési mód felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be a Fizetési mód, Várakozási időt.

  • Fizetési mód módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Fizetési mód törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

    Figyelem

    Abban az esetben, ha a fizetési módot már alapértelmezetté tettük egy partnerhez, a törlés menüpont nem lesz elérhető!

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Pénznemek

A program főmenüjéből (BeállításokPénznemek) érhető el a pénznemek és árfolyamok karbantartását szolgáló képernyő. Itt határozhatjuk meg azt, hogy milyen Pénznemeket kezeljen a rendszer, és milyen Árfolyamon váltsa át őket.

5.1. példa - Árfolyam megadása

Tegyük fel, hogy a rendszer alapértelmezett pénzneme a HUF. A következő pénznemeket szeretnénk tárolni: USD, EUR, CHF. Az árfolyamuk: 1 EUR = 270.537 HUF; 1 USD = 212.955 HUF; 1 CHF = 179.040 HUF.

Ebben az esetben a táblázatnak a következő értékeket kell tartalmaznia:

5.1. táblázat - Pénznemek és árfolyamok

PénznemÁrfolyam
HUF1
EUR270.537
USD212.955
CHF179.040



Műveletek a képernyőn:

  • Új sor felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be az adott sor tartalmát.

  • Adott sor módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Sor törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

    Figyelem

    A rendszer alapértelmezett devizája esetén a törlés menüpont nem érhető el!

A program lehetőséget biztosít a listára felvett árfolyamok MNB internetes adatbázisából történő firssítésére MNB adatok letöltése gomb segítségével. Ha megnyomjuk a gombot, az EasyInvoice kapcsolódik az MNB SOAP szolgáltatásához, és letölti onnan rendszerben tárolt pénznemek árfolyamát (a letöltést követően, a program rögtön el is menti az adatokat az adatbázisba). Ha az adott napon még nincs árfolyam adat (pl.: a nap elején vagyunk, vagy hétvége/munkaszüneti nap van), akkor a program megpróbálja lekérdezni az előző napok árfolyamát (legfeljebb 10 napig visszamenőleg).

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Figyelem

Ne feledkezzünk meg az Árfolyamok aktualizálásáról, ha átállítjuk a rendszer alapértelmezett pénznemét!

Kerekítési szabályok

A program főmenüjéből (BeállításokKerekítési szabályok) érhető el a Kerekítési szabályok beállítását szolgáló képernyő. Itt határozhatjuk meg azt, hogy adott pénznem esetén a meghatározott fizetési módnál hogyan kerekítse a rendszer a végösszeget.

A rendszer által támogatott kerekítési szabályok:

  • Nincs (alapértelmezett)

  • Egész

  • 5-re végződjön

  • Egy tizedes jegyre

  • Két tizedes jegyre

A fizetési módnál a felhasználó által meghatározott fizetési módokon kívül megjelenik egy "Összes fizetési mód" nevű listaelem is. "Összes fizetési mód" nevű beállítás akkor érvényesül, ha az adott árfolyamra nincs beállítva konkrét fizetési mód (tekinthetjük az adott árfolyam alapértelmezett fizetési módjának).

5.2. példa - Kerekítési szabályok érvényesülése

Legyen a kerekítendő összeg 112233456.56789.

  • Nincs: 112233456.5789

  • Egész: 112233456

  • 5-re végződjön: 112233455

  • Egy tizedes jegyre: 112233456.6

  • Két tizedes jegyre: 112233456.57


Müveletek a képernyőn:

  • Új kerekítési szabály felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be a Pénznem, Fizetési mód, Kerekítési szabály hármasokat a legördülő listákból.

  • Kerekítési szabály módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Kerekítési szabály törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Mennyiségi egységek

A program főmenüjéből (BeállításokMennyiségi egységek) érhető el a Mennyiségi egységek beállítását szolgáló képernyő. Itt határozhatjuk meg azt, hogy a rendszer milyen mennyiségi egységeket használjon.

Műveletek a képernyőn:

  • Új sor felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be az adott sor tartalmát.

  • Adott sor módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Sor törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

    Figyelem

    Amennyiben bármely a rendszerben szereplő termék, szolgáltatás vagy szett használja a mennyiségi egységet, a törlés menüpont nem érhető el!

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

ÁFA-kulcsok

A program főmenüjéből (BeállításokÁFA-kulcsok) érhető el a ÁFA-kulcsok neveinek, százalékos értékeinek beállítását szolgáló képernyő. Itt határozhatjuk meg, hogy a rendszer milyen ÁFA-kulcsokat használjon, milyen százalékos értékkel.

Műveletek a képernyőn:

  • Új sor felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be az adott sor tartalmát.

  • Adott sor módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Sor törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

    Figyelem

    Amennyiben bármely a rendszerben szereplő termék, szolgáltatás vagy szett használja az ÁFA-kulcsot, a törlés menüpont nem érhető el!

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Közterülettípusok

A program főmenüjéből (BeállításokKözterülettípusok) érhető el a közterülettípusok karbantartását szolgáló képernyő. A közterülettípusokat a rendszer a különböző címek rögzítéséhez használja.

Műveletek a képernyőn:

  • Új sor felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be az adott sor tartalmát.

  • Adott sor módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Sor törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Országok

A program főmenüjéből (BeállításokOrszágok) érhető el az országok karbantartását szolgáló képernyő. Az országokat a rendszer a partnerek különböző címeinek rögzítéséhez, valamint a közösségi adószám ellenőrzésekor használja. Az inaktívként beállított országok nem szerepelnek a partneradatok képernyőn megjelenő legördülő listában.

  • Új sor felvétele:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, válasszuk az Új sor (Ins) menüpontot, vagy nyomjuk meg az Ins gombot, melynek hatására egy üres sor kerül a táblázat aljára. Ezt követően a szokásos módon állítsuk be az adott sor tartalmát.

  • Adott sor módosítása:

    Klikkeljünk duplán a szerkesztendő sor celláján, ezáltal módosíthatóvá válik az adott cella.

  • Sor törlése:

    Klikkeljünk jobb egérgombbal a listán, azon a soron, amelyet törölni szeretnénk, válasszuk az Törlés (Del) menüpontot, melynek hatására kijelölt sor eltűnik a táblázatból.

Ha el szeretnénk menteni a beállításokat, nyomjuk meg az Ok gombot.

Beállítások

A program főmenüjéből (BeállításokBeállítások) érhető el a közterület típusok karbantartását szolgáló képernyő.

A Beállítások programablak 3 szekcióból áll:

  1. Számla

  2. Készlet

  3. Program

  4. Kiegészítők

Számla beállításai

Itt végezhetjük el a számla kiállításakor figyelembe vett beállításokat.

3 szekcióból áll:

  1. Számlaadatok

    Itt végezhetjük el a számlát érintő tartalmi beállításokat

  2. Számlakép

    Itt végezhetjük el a számlát érintő megjelenésbeli beállításokat.

  3. Nyomtatás

    Itt végezhetjük el a számla nyomtatását érintő beállításokat.

Számlaadatok beállításai

Adjuk meg a számlaszámban megjelenő Szöveget. A beállításoknak megfelelően, a számlaszám a következő módon áll elő: Számlázási év/Sorszám (6 numerikus)/Szöveg.

A szöveg megfelelő megválasztásával lehetővé válik, hogy két különböző helyszínen lévő számlázóprogram egyidejűleg számlázhasson, sorszám ismétlés nélkül.

5.3. példa - A számlaszám szöveg megfelelő megválasztása

Amennyiben a cégünk egyidejűleg használja a programot, mondjuk, Budapesten és Debrecenben, akkor a Budapesten futó programot paraméterezzük úgy, hogy szövegként a A, legyen, a Debrecenit úgy, hogy a szöveg B legyen a számlaszámban. Természetesen több karaktert is tartalmazhat a szöveg mező, tehát, ha jobban tetszik, akkor adjuk meg Budapesthez BUD, Debrecenhez DEB karaktersorozatot, ezáltal gyakorlatilag két külön "számlatömböt" használunk.


A Termék/szett/szolgáltatás leírása szerepeljen a számlán, mint megjegyzés jelölőmezőt akkor pipálja be, ha azt szeretné elérni, hogy a Termék/Szett/Szolgáltatás adatok között rögzített leírást a számla összeállításakor a program tételhez fűzött megjegyzésként felvegye. Az ily módon felvett megjegyzést a számla szerkesztése során bármikor módosíthatja, törölheti.

Számlakép beállításai

Meghatározhatjuk, hogy milyen betűtípusokat használjon a rendszer a számla nyomtatása során, továbbá megadhatjuk a margók méretét is.

Funkciók:

  • Számla felirat betűválasztó gomb (rajta az Árvíztűrő tükörfúrógép tesztszöveggel, mely a magyar ékezetes karakterek mindegyikét tartalmazza)

    A számla legfelső többnyire SZÁMLA szöveget tartalmazó sorának betűtípusát, méretét adhatjuk meg.

  • Vevő/eladó neve betűválasztó gomb (rajta az Árvíztűrő tükörfúrógép tesztszöveggel, mely a magyar ékezetes karakterek mindegyikét tartalmazza)

    A számla vevő, eladó név, felirat mezőjének betűtípusát, méretét adhatjuk meg.

  • Egyéb fejléc betűválasztó gomb (rajta az Árvíztűrő tükörfúrógép tesztszöveggel, mely a magyar ékezetes karakterek mindegyikét tartalmazza)

    A vevő, eladó egyéb adatainak (cím, bankszámla szám, adószám), dátumok, fizetési módok, számlasorszám, példányok száma, oldalak száma mezőjének betűtípusát, méretét adhatjuk meg.

  • Tétellista fejléc betűválasztó gomb (rajta az Árvíztűrő tükörfúrógép tesztszöveggel, mely a magyar ékezetes karakterek mindegyikét tartalmazza)

    A tételek listájának fejléce, összegző szövege, valamint az ÁFA-kulcsok táblázatának fejléce, összegző szövegének betűtípusát, méretét adhatjuk meg

  • Tétellista betűválasztó gomb (rajta az Árvíztűrő tükörfúrógép tesztszöveggel, mely a magyar ékezetes karakterek mindegyikét tartalmazza)

    A Számlához fűzött megjegyzés mezőnek, valamint a számla tetételek listájának sorainak, valamint az ÁFA-kulcsok táblázatának sorainak betűtípusát, méretét adhatjuk meg.

  • Felső margó

    A számla felső margójának méretét adhatjuk meg cm-ben.

  • Alsó margó

    A számla alsó margójának méretét adhatjuk meg cm-ben.

  • Bal margó

    A számla bal margójának méretét adhatjuk meg cm-ben.

  • Jobb margó

    A számla jobb margójának méretét adhatjuk meg cm-ben.

  • Lábléc szöveg / Szöveg tartalma

    Meghatározhatjuk, hogy milyen szöveg jelenjen meg a láblécben a számlázóprogramra vonatkozó információk felett. Pl: Köszönjük a vásárlást

  • Egyéb / Rácsok megjelenítése a számlán

    Ha a jelölőmező ki van pipálva, a számlán szereplő táblázatok cellahatároló vonalait is kirajzolja a nyomtatás során a program.

    Megjegyzés

    A nyomtatott rácsvonalak "feleslegesen" fogyasztják nyomtatójának festékét! Védje környezetét, használjon minél kevesebb festéket számlája kinyomtatása során!

  • Egyéb / Számla háttérszíne

    Beállíthatjuk, hogy milyen háttérszínnel töltse ki a program a számlában szereplő fejléceket.

    Ha ki szeretné kapcsolni a háttért, állítsa (a szín kiválasztó dialógus ablak 2, 3, vagy 4. fülén) a szín Alfa csatornájának értékét teljesen áttetszőre, azaz 0-ra.

    Megjegyzés

    A nyomtatott háttér fokozottan fogyasztja nyomtatójának festékét! Védje környezetét, használjon minél kevesebb festéket számlája kinyomtatása során!

  • Tesztszámla megtekintése gomb

    Lehetőséget biztosít arra, hogy megtekintsük a beállításokat egy tesztszámla segítségével, igény szerint ki is nyomtathatjuk azt.

    Figyelem

    A program éles használatának megkezdése előtt feltétlenül végezzünk tesztnyomtatást, hogy ne "éles" helyzetben szembesüljünk az esetleges nyomtatási hibákkal.

Nyomtatás beállításai

Meghatározhatjuk, hogy melyik nyomtatóra (Nyomtató) nyomtasson a rendszer, beállíthatjuk, hogy a számla nyomtatása előtt mutasson-e előnézeti képet a program (Nyomtatási kép megjelenítése nyomtatás előtt), alapértelmezetten hány példány kerüljön kinyomtatásra (Példányszám), valamint azt, hogy nyomtatás előtt rákérdezzen-e a rendszer a nyomtatandó példányok számára (Rákérdezés nyomtatás előtt).

Lehetőség van egy olyan script/program/batch fájl kiválasztására, amelyet az EasyInvoice számlázóprogram minden egyes számla nyomtatását követően le fog futtatni. Ezzel lehetőség nyílik arra, hogy a számlázóprogram "automatikusan" kinyomtasson pl egy szerződést/garancialevelet a számlával egyidejűleg, vagy elküldje a számla másolatát PDF forumátumban a vevőnek email mellékletként.

A Parancsfájl mezőben kiválaszthatjuk a lefuttatandó programot.

A Számla xml átadása a scriptnek jelölőnégyzet kipipálásával kérhetjük, hogy a számla adatait tartalmazó fájlt is átadja az indítandó scriptnek/programnak a Számlázó.

A Számla másolatának átadása jelölőnégyzet kipipálásával kérhetjük, hogy a számlamásolat lenyomatát tartalmazó fájlt is átadja az indítandó scriptnek/programnak a Számlázó (kiválaszthatjuk, hogy milyen formátumban történjen a másolat átadása (PDF/PostScript/PNG/SVG).

Megjegyzés

Linux alapú rendszereken a program lehetőséget biztosít arra, hogy a nyomtatást egy külső parancs vezérelje (alapesetben ez az lpr). Ha KDE rendszert használunk, akkor hasznos lehet, ha a kprinter parancsot adjuk meg "nyomtatóként", ezáltal biztosítva mindazt a funkcionalitást, amelyet a többi KDE-s program is ad. Ehhez a Nyomtató-nak adjuk meg a következőt:

cmd:kprinter

A beállítások mentését követően, a számla nyomtatásakor a kprinter ismert ablaka jelenik meg. (A kprinter program használatával kapcsolatos információkért olvassa el a kprinter dokumentációs oldalát.)

Megjegyzés

A program lehetőséget biztosít arra, hogy a nyomtatás eredményét egy (PostScript/PNG/PDF) fájlba mentse el a rendszer. Ehhez a Nyomtató-nak adjuk meg a következőt:

PostScript esetén:

file:/tmp/Szamla-%TS.ps

PDF esetén:

file:/tmp/Szamla-%TS.pdf

PNG esetén:

file:/tmp/Szamla-%TS.png

A beállítás mentését követően, a számla nyomtatásakor a számla lenyomata a /tmp könyvtárba, Szamla-Nyomtatás időpontja.ps néven lesz megtalálható. (Ha nem tartalmazza a név a %TS részt, akkor a program mindig Szamla néven fogja menteni a lenyomatot felülírván az esetlegesen már létező régebbi lenyomatot.

Megjegyzés

A Nyomtató-nak megadás azt jelenti, hogy a legördíthető listának látszó komponenst beírómezőként használva, oda írjuk a kívánt nyomtatóbeállítást (például: cmd:kprinter), majd az Ok gombot megnyomva, jóváhagyjuk a beállítások mentését.

Készlet beállításai

Itt határozhatjuk meg, hogy a termékek listájában milyen színnel jelenjenek meg azok a tételek, amelyek nem érik el a termék adatai között meghatározott minimális készlet mennyiséget.

Program beállításai

Itt határozhatjuk meg a program működéséhez szükséges technikai paramétereket, amelyek a következők:

  • Adatbázis

    • Az adatbázis útvonala

      Itt adhatjuk meg, hogy hol találja meg a rendszer az adatbázist. Csak akkor állítsuk át, ha biztosak vagyunk a dolgunkban. Győződjünk meg arról, hogy a könyvtár, amit megadunk, létezik, és írható.

      Figyelem

      A program az adatbázisban tárolt adatok alapján határozza meg a következő sorszámot a számlán. Ha az adatbázis útvonalát átállítja, de a régi adatbázist nem másolja át az új helyére, a fejlesztő nem garantálja a törvényben előírt szabályok betartását!

  • Környezet

    • Súgó útvonala (csak Linux rendszereken)

      Itt adhatjuk meg, hogy hol keresse a rendszer a html formátumú kézikönyvet.

    • Böngésző (csak Linux rendszereken)

      Itt adhatjuk meg, hogy milyen programmal jelenítse meg a kézikönyvet a rendszer.

      Támogatott böngészők, prioritási sorrendben: x-www-browser; www-browser; firefox (iceweasel); seamonkey (mozilla/iceape); konqueror; opera; netsurf; dillo.

  • Felhasználói felület

    • Bezárás ikon megjelenésének késleltetésére szolgáló tolókapcsoló.

    • Termék/szett/szolgáltatás listákban netto egységár helyett a brutto egységár szerepeljen jelölőnégyzet.

  • Indításkor futtatandó folyamatok

    • Árfolyamfrissítés: megadható napokban, hogy milyen időközönként történjen meg az árfolyamfrissítés.

    • Verziófrissítés: megadható, hogy milyen időközönként történjen meg az árfolyamfrissítés.

  • Megerősítés

    • Kilépéskor

      Ha kipipáljuk a jelölőt, a program minden kilépéskor kérdést tesz fel:

      Biztos, hogy kilép a programból?

      Ha tényleg ki akarunk lépni, nyomjunk Igen-t.

  • Regisztráció

    Itt adhatjuk meg az IcoNet Informatikától kapott aktiváló kódot. Ha a megadott kód érvényes, a számla nyomtatási képéről, és a kinyomtatott számlán nem jelenik meg az ÉRVÉNYTELEN felirat.

Kiegészítők beállításai

Itt láthatjuk a program által megtalált kiegészítők listáját.

A kiegészítőkkel a következő műveletek végezhetők:

  • Letiltás/Engedélyezés

    Ki, vagy bekapcsolja a kiegészítőt. A beállítás érvényesüléséhez a programot újra kell indítani.

  • Aktiválás (opcionális)

    A nem ingyenes kiegészítők aktiválókódját adhatjuk itt meg.

  • Beállítás (opcionális)

    Az adott kiegészítő beállító képernyőjét érhetjük itt el.

Számla készítése

A program támogatja a Kimenő számlák, Ajánlatok, Pro formák, Előlegszámlák, Előlegbekérők, Szállítólevelek készítését, valamint Bejövő számlák iktatását.

Számlaszerkesztő ablak

A számlaszerkesztő ablak jelenik meg, ha a felhasználó Kimenő számla, Ajánlat, Pro forma, Előlegszámla, Előlegbekérő, Szállítólevelek készítését, vagy Bejövő számla iktatását szeretné elvégezni.

Az ablak részei:

  • Számla adatai panel

    • Felső gombsor

      Az adott számlán elvégezhető műveletek gombjai jelennek meg:

      • Új számla ez alapján...

        Új számlát hoz létre a jelenleg látható adatokkal. Az új számla "típusa" függ az éppen megtekintettétől.

      • Ellenőrzés

        Manuálisan indítható el az az ellenőrzési logika, mely billentyűleütést, elemkiválasztást követően szokott lefutni.

      • Ügyfél APEH ellenőrzése

        az APEH oldalain elérhető feketelistákban keresi meg a program az ügyfél adószámának előfordulását. Ha a partner szerepel az APEH valamely adatbázisában, akkor a program figyelmeztetést ír az üzenetek közé, megjelölvén, hogy mely listában talát a partnerre vonatkozó bejegyzést

      • Visszavonás

        Kizárólag Rögzített szállítólevelek kiválasztásakor jelenik meg, abban az esetben, ha a kiválasztott szállítólevél visszavonható, azaz tételeinek felhasználásával nem készült még kimenő számla, illetve ha készült, akkor valamennyi tétel sztornózásra került.

      • Nyomtatási előkép

        Az adott állapot nyomtatási képét tekinthetjük meg. A nyomtatási kép ablakból történhet egy példanyomtatás is, de az így kinyomtatott dokumentum nem tekinthető számlának!

    • Sorszám

      A számla sorszáma.

      Amíg nem zárjuk le a kimenő számlát, a rendszer Előzetes sorszámot rendel ahhoz.

      Figyelem

      Ezen sorszám eltér a nyomtatáskor keletkező tényleges sorszámtól.

      Ez a módszer biztosítja azt, hogy a felhasználó félretehesse a számlá(i)t későbbi szerkesztésre, úgy, hogy közben a program is megfeleljen az APEH előírásoknak.

      Bejövő számla, Szállítólevél esetén a felhasználó határozhatja meg a sorszámot.

      Ajánlat esetén AJ + rendszersorszám formátumot vesz fel.

      Pro forma esetén PF + rendszersorszám formátumot vesz fel.

    • Eladó adatai

      Az eladó adatai tartalmazó panel:

      • Név

      • Irányítószám, város

      • Cím

      • Adószám

      • Számlaszám

      Amennyiben az eladó adatai között a partneradatok oldalon több bankszámlaszámot rögzítettünk ("," -vel elválasztva), legördíthető listából választhatjuk ki a számlán szerepeltetni kívánt bankszámlaszámot.

      A blokk adatai csak olvashatók, ha Kimenő, Helyesbítő, Stornó számlát, Ajánlatot, Pro formát vagy szállítólevelet szerkesztünk!.

    • Vevő adatai

      A vevő adatai tartalmazó panel:

      • Név

      • Irányítószám, város

      • Cím

      • Adószám

      • Számlaszám

      Amennyiben az vevő adatai között a partneradatok oldalon több bankszámlaszámot rögzítettünk ("," -vel elválasztva), legördíthető listából választhatjuk ki a számlán szerepeltetni kívánt bankszámlaszámot.

      A blokk adatai csak olvashatók, ha Bejövő, Helyesbítő, Stornó számlát szerkesztünk!.

    • Számlafej egyéb adatai

      • Kiállítás dátuma

        A számlán szereplő kiállítási dátum

      • Fizetési határidő

        A számlán szereplő fizetési határidő.

        A program ezen mező alapján fogja késedelmesnek tekinteni az adott számla törlesztését.

      • Teljesítési határidő

        A számlán szereplő teljesítési határidő.

      • Megjegyzés

        A számlán feltüntetendő megjegyzés tartalma.

      • Fizetési mód

        A számlához tartozó fizetési mód.

      • Pénznem

        A számlázás devizaneme.

      • Kerekítés

        A számlán szereplő összeg kerekítési módja.

    • Tételek

      Egy táblázat jelenik meg, melybe felvehetünk új sorokat, törölhetjük, módosíthatjuk a már meglevőket.

      A táblázat oszlopai:

      • Megnevezés

        A termék/szolgáltatás/szett megnevezése.

        A cella szerkesztésekor egy szűrővel rendelkező legördíthető lista jelenik meg.

      • Egységár

        A vásárolt tétel nettó egységára.

        Felülbírálható saját értékkel.

      • Mennyiség

        A vásárolt mennyiség.

      • Mennyiségi egység

        A vásárolt mennyiség egysége.

        Nem szerkeszthető mező.

      • VTSZ/SZJ

        A termék/szolgáltatás/szett VTSZ/SZJ száma.

      • ÁFA-kulcs

        A tételhez tartozó ÁFA-kulcs.

        Nem szerkeszthető mező.

      • Érték

        A kalkulált értéke a tételnek (mennyiség*egységár)

        Nem szerkeszthető mező.

      • ÁFA

        A tételhez tartozó kalkulált ÁFA értéke.

        Nem szerkeszthető mező.

        Ha a kiállító Alanyi mentes, akkor ez az érték az ÁFA-kulcstól függetlenül 0.

      • Érték ÁFA-val

        A tétel bruttó értéke.

        Nem szerkeszthető mező.

      A listába új sort a jobb klikk Új sor (Ins) menüpont kiválasztásával vehetünk fel.

      A listából sort a jobb klikk Törlés (Del) menüpont kiválasztásával törölhetünk.

      A listához tételeket a jobb klikk Tételek hozzáadása szállítólevelek alapján menüpont kiválasztásával vehetünk fel, amely menüpont akkor aktiválódik, ha kiválasztottunk már pénznemet és vevőt.

      A lista egy tételéhez megjegyzést a jobb klikk +Megjegyzés a tételhez menüpont kiválasztásával - majd a szöveg megadásával - fűzhetünk.

      A lista tételéhez fűzött megjegyzés megtekinthető, ha a megjegyzés () ikon fölé húzzuk az egeret és várunk egy kicsit, ezt követően egy tooltip jelenik meg a megjegyzés szövegével.

      Ha a lista egy tételéhez megjegyzés tartozik, akkor azt a táblázatban a megnevezést megelőző ikon jelzi.

    • Számla végösszege

      Az alábbi információk jelennek meg itt:

      • Számlaérték ÁFA nélkül

        A számla nettó értéke.

      • Végösszeg

        A számla bruttó értéke.

      • Fizetendő

        A számla kerekített bruttó értéke.

      • Fizetve

        A számlából törlesztett összeg.

        Csak a lezárt számlák esetén jelenik meg.

      • Hátralék

        A számlából ki nem fizetett rész.

        Csak a lezárt számlák, tartozás esetén jelenik meg.

  • Kiegyenlítések panel

    Táblázat, mely az adott számla törlesztéseit mutatja:

    • Dátum

      A befizetés dátuma.

    • Összeg

      A befizetett összeg.

    • Számlaszám

      Az átutaláskor megjelenített számlaszám (az átutaló számlaszáma)

    • Számlatulajdonos

      Az átutaláskor megjelenített számlatulajdonos (az átutaló neve)

    • Közlemény

      Az átutalás közleménye.

    A listába új sort a jobb klikk Új sor (Ins) menüpont kiválasztásával vehetünk fel.

    A listából sort a jobb klikk Törlés (Del) menüpont kiválasztásával törölhetünk.

  • Alsó gombsor

    Az alábbi gombok jelennek meg:

    • Számla adatai

      A számla adatai képernyőre vált.

      Csak lezárt számlák esetén jelenik meg.

    • Kiegyenlítések

      A számlához tartozó törlesztések képernyőre vált.

      Csak lezárt számlák esetén jelenik meg.

    • Mégsem

      Megszakítja a számla kiállítását.

      Le nem zárt számlák esetén jelenik meg.

      A programot eleve úgy terveztük, hogy a számla kiállítása bármikor megszakítható, és folytatható legyen. (Nyitott számlák csomópont alatti elemek a fastruktúrában) Így bármikor megnyomhatja a Mégsem gombot a szerkesztés során! Ekkor a program figyelmezteti, Módosította a számla adatait.Kívánja elmenteni későbbi felhasználáshoz?

      Megjelenik a Kilépés, Mentés, Mégsem gomb. Ha a Mentés gombot nyomja meg, számlája a nyitott számlák közé kerül, innen később bármikor folytathatja a szerkesztést. Ha az Ok gombot megnyomta a szerkesztés végén, akkor a rendszer generál egy sorszámot a számlához, majd elkezdi a nyomtatást.

    • OK

      Elmenti a számla adatait, majd kinyomtatja azokat. Hiába nyomunk a nyomtatási kép ablakban Esc gombot, a számla ettől függetlenül kinyomtatásra kerül.

Kapcsolódó figyelmeztetések, hibaüzenetek

Partnerre vonatkozó figyelmeztetések, hibaüzenetek
  • A(z) Vevő nevének megadása kötelező!

    Töltse ki a Vevő adatai/Név mezőt!

  • A(z) Vevő bankszámlaszáma üres!

    Töltse ki a Vevő adatai/Bankszámlaszám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/További adatok/Bankszámlaszám mezőt!

  • A(z) Vevő adószáma üres!

    Töltse ki a Vevő adatai/Adószám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/További adatok/Adószám mezőt!

  • A(z) Vevő adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (irányítószám)

    Töltse ki a Vevő adatai/Irányítószám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/Alapadatok/Irányítószám mezőt!

  • A(z) Vevő adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (város)

    Töltse ki a Vevő adatai/Város mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/Alapadatok/Város mezőt!

  • A(z) Vevő adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (közterület neve)

    Töltse ki a Vevő adatai/Cím mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/Alapadatok/Cím mezőt!

  • A(z) Vevő adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (közterület típusa)

    Töltse ki a Vevő adatai/Cím mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/Alapadatok/Cím mezőt!

  • A(z) Vevő adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (házszám)

    Töltse ki a Vevő adatai/Cím/házszám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek vevő/Partner adatai/Alapadatok/Cím/házszám mezőt!

  • A(z) Vevő adatai eltérnek az elmentett adatoktól, ezért szükség lehet a frissítésükre.

    A vevő adatain elvégzett változtatások különböznek a BeállításokPartnerek vevő képernyőn szerkeszthető adatoktól. A változtatások rögzítéséhez választani kell a Javítás oszlopban szereplő legördíthető listából(--Kérem válasszon--/Elmentett adatok betöltése/Új adatok rögzítése/Mentés új ügyfélként). Amennyiben nem választ ki a lehetőségek közül egyet sem és nem véglegesíti azt a Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű megnyomásával, úgy a módosított vevőadatok kizárólag az aktuálisan kiállított számlán fognak adott formában szerepelni. Az Új adatok rögzítése opció felülírja a tárolt adatokat, míg a Mentés új ügyfélként opció egy új, aktív állapotú vevő partnert hoz létre a megadott adatokkal.

  • A(z) Vevő jelenlegi adatai szerint nem "Vevő" a partnerek között.

    A Javítás oszlopban szereplő Jelölőnégyzet, valamint a Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű segítségével a partner vevővé tehető, vagyis a továbbiakban a Beállítások/Partnerek/vevő oldalon szereplő Jelölőnégyzet is aktív lesz.

  • A(z) Vevő ( "vevő neve" ) kifizetetlen számlával rendelkezik!

    A vevőnek kiegyenlítetlen tartozásai vannak az eladóként beállított társaság felé.

  • A(z) Vevő adatai között nem szerepel alapértelmezett fizetési mód. Kívánja a számla fizetési módját alapértelmezetté tenni?

    A Javítás oszlopban szereplő Jelölőnégyzet, valamint a Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű segítségével a partner alapértelmezett fizetési módja beállítható a számla fizetési módjával megegyező állapotra, vagyis a továbbiakban a BeállításokPartnerek vevő oldalon szereplő Fizetési mód a szerkesztett számla fizetési módja lesz.

  • A(z) Szállító nevének megadása kötelező!

    Töltse ki a Szállító adatai/Név mezőt!

  • A(z) Szállító bankszámlaszáma üres!

    Töltse ki a Szállító adatai/Bankszámlaszám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek szállító/Partner adatai/További adatok/Bankszámlaszám mezőt!

  • A(z) Szállító adószáma üres!

    Töltse ki a Szállító adatai/Adószám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek szállító/Partner adatai/Tobábbi adatok/Adószám mezőt!

  • A(z) Szállító adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (irányítószám)

    Töltse ki a Szállító adatai/Irányítószám mezőt, vagy a BeállításokPartnerekszállító/Partner adatai/Alapadatok/Irányítószám mezőt!

  • A(z) Szállító adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (város)

    Töltse ki a Szállító adatai/Város mezőt,vagy a BeállításokPartnerek szállító/Partner adatai/Alapadatok/Város mezőt!

  • A(z) Szállító adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (közterület neve)

    Töltse ki a Szállító adatai/Cím mezőt, vagy a BeállításokPartnerek szállító/Partner adatai/Alapadatok/Cím mezőt!

  • A(z) Szállító adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (közterület típus)

    Töltse ki a Szállító adatai/Cím mezőt, vagy a BeállításokPartnerek szállító/Parnter adatai/Alapadatok/Cím mezőt!

  • A(z) Szállító adatai között hiányos címadatok szerepelnek! (házszám)

    Töltse ki a Szállító adatai/Cím/házszám mezőt, vagy a BeállításokPartnerek szállító/Partner adatai/Alapadatok/Cím/házszám mezőt!

  • A(z) Szállító ("szállító neve") kifizetetlen számlával rendelkezik!

    A szállítónak kiegyenlítetlen tartozásai vannak az eladóként beállított társaság felé.

  • A(z) Eladó jelenlegi adatai eltérnek az elmentett adatoktól, ezért szükség lehet a frissítésükre.

    Eladó esetén a Javítás oszlopban szereplő legördíthető listából (--Kérem válasszon!--) kizárólag az Elmentett adatok betöltése menüpont választható ki, amennyiben az elmentett adatokat felül kívánjuk írni, úgy válasszuk a BeállításokPartnerek eladó/Partner adatai képernyőt a változtatásokhoz!

  • A(z) Eladó bankszámlaszáma üres!

    A bankszámlaszám megadásához töltse ki a BeállításokPartnerek eladó/Partner adatai/További adatok/Bankszámlaszám mezőt!

  • A(z) Eladó adószáma üres! Kérem javítsa ki a Beállítások/Partnerek/"partner neve" adatait!

    Az adószám megadásához töltse ki a BeállításokPartnerek eladó/Partner adatai/További adatok/Adószám mezőt!

Dátumokra vonatkozó figyelmeztetések, hibaüzenetek
  • A kiválasztott fizetési mód, valamint a kiállítás dátuma miatt szükség lehet a fizetési határidő átállítására "yyyy.mm.dd" dátumról "éééé.hh.nn" dátumra.

    A fizetési határidő alapbeállításként megegyezik a kiállítás dátumával, ami új számla létrehozásakor az aktuális dátum értékét veszi fel. A fizetési mód megváltoztatásával a fizetési határidő a BeállításokFizetési módok Várakozási idő (nap) képernyőn rögzítettek szerint módosulhat. Eme módosulás gyors és kívánt bekövetkezéséhez segít a figyelmeztetés, amely a Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű megnyomásával beállítja a felajánlott fizetési határidőt.

  • A kiállítás dátuma eltér az aktuális dátumtól, ezért szükség lehet a kiállítási dátum átállítására "yyyy.mm.dd" dátumról "éééé.hh.nn" dátumra.

    A módosulás gyors és kívánt bekövetkezéséhez segít a figyelmeztetés, amely a Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű megnyomásával beállítja a felajánlott kiállítási dátumot.

  • A kiállítás dátuma a sorszámozás folyamatossága miatt nem lehet korábbi, mint a legutóbbi: "éééé.hh.nn"

    A legutóbbi dátum az utoljára elmentett sorszámozott számla kiállítási dátumát jelöli. ( sorszámozott számlák: kimenő számla, sztornó számla, helyesbítő számla ). A Hibák javítása gomb, vagy az F9 billentyű megnyomásával a rendszer beállítja az "éééé.hh.nn" dátumot a kiállítás dátumának, ezután a hibajelzés eltűnik.

  • A Teljesítési határidő dátuma ("yyyy.mm.dd") és a Kiállítás dátuma ("éééé.hh.nn") közötti különbség meghaladja a 15 napot! ( legkorábbi dátum: "éééé.hh.nn - 15 nap" )

    A dátum helyes megváltoztatásával (a két dátum közötti különbség maximum 15 nap lehet) a hibaüzenet orvosolható.

Tételekre vonatkozó figyelmeztetések, hibaüzenetek
  • A tételek listája üres!

    Adjon meg tételt a számlához!

  • A tételek listája 0 mennyiséget tartalmaz a(z) x. sorban!

    Amennyiben a tétel sora szerkeszthető, a Hely oszlopban lévő kékkel jelzett link a problémás sor Mennyiség oszlopára ugrik az egér bal klikkje után, ahol a mennyiség azonnal javítható egy 0-nál nagyobb mennyiségre. A javítás után a hibajelzés eltűnik.

  • A tétetlek listája készleten felül tartalmaz terméket a(z) x. sorban! -tétel megnevezése: összesen igényelt: a aktuális készlet: b

    Amennyiben a tétel sora szerkeszthető, a Hely oszlopban lévő kékkel jelzett link a problémás sor Mennyiség oszlopára ugrik az egér bal klikkje urán, ahol az "a" mennyiség azonnal javítható egy "b"-nél nem nagyobb mennyiségre, vagyis nem akarunk az aktuális készletnél többet számlázni, így a hibajelzés eltűnik.

  • A tételek listájának a(z) x. sorában a netto egységár ( a HUF ) különbözik a rendszerben tárolt netto egységártól ( b HUF )

    Amennyiben a tétel sora szerkeszthető, a Hely oszlopban lévő kékkel jelzett link a problémás sor Egységár oszlopára ugrik az egér bal klikkje urán, ahol az "a" egységár azonnal javítható egy "b"-vel megegyező egységárra, így a hibajelzés eltűnik.

Egyéb figyelmeztetések, hibaüzenetek
  • A számlához kötelező fizetési módot kiválasztani!

    Válasszon a Fizetési mód legördíthető listában szereplő lehetőségek közül!

Sztornó számla készítése

A programmal kétféle típusú sztornó számla létrehozása lehetséges:

Programmal rögzített számla sztornózása

A szigorú számadásra vonatkozó szabályozás következtében a kihagyás és ismétlés nélkül biztosított sorszámozásnak megfelelően minden, a rendszerben kiállított sztornó számla egy új sorszámot kap, és a számla megjegyzésében tartalmazza a sztornózott számla sorszámát. Ennek értelmében a programmal rögzített számlák közül csak a program által generált sorszámmal rendelkező rögzített számlák sztornózhatóak a következő módon:

Rögzített kimenő számla sztornózása

A rögzített kimenő számla megnyitása után válasszuk az Új számla ez alapján...Sztornó opciót. Ekkor megnyílik a sztornó számla, amely az eredeti számla adatait tartalmazza, kivéve természetesen a kiállítás dátumát, amely az aktuális dátumot veszi fel értékül, a tételek pedig ellenkező előjellel szerepelnek a sztornó számlán, mint az eredetiben. A számla adatai nem módosíthatóak, kizárólag a megjegyzés mezőhöz fűzhetünk hozzá további szöveget, ugyanis a megjegyzés mezőbe az eljárás során bekerül az eredeti sorszámra való hivatkozás. Az Ok gomb megnyomásával véglegesíthetjük a sztornó számla létrehozását, ekkor a sztornó számla megkapja az új sorszámot, és nyomtatásra kerül. Az ilyen módon elkészített sztornó számla mentésekor a készlet frissítésre kerül a "Készlet kezelése" című fejezetben leírtak szerint.

Rögzített helyesbítő számla sztornózása

A rögzített helyesbítő számla megnyitása után válasszuk az Új számla ez alapján...Sztornó opciót. Ekkor megnyílik a sztornó számla, amely a helyesbítő számla azon helyesbítő adatait tartalmazza, amelyek pozitív előjellel szerepelnek a helyesbítő számlán, természetesen immáron negatív előjellel, a kiállítás dátuma az aktuális dátumot veszi fel értékül. A számla adatai nem módosíthatóak, kizárólag a megjegyzés mezőhöz fűzhetünk hozzá további szöveget, ugyanis a megjegyzés mezőbe az eljárás során bekerül a helyesbítő számla sorszámára való hivatkozás. Az Ok gomb megnyomásával véglegesíthetjük a sztornó számla létrehozását, ekkor a sztornó számla megkapja az új sorszámot, és nyomtatásra kerül. Az ilyen módon elkészített sztornó számla mentésekor a készlet frissítésre kerül a "Készlet kezelése" című fejezetben leírtak szerint.

Program használatbavétele előtt rögzített számla sztornózása

A Kimenő számlák/Nyitott számlák/Sztornó számlalistában az egér jobb klikkje után válasszuk az új sor opciót. Ekkor egy figyelmeztető ablak jelenik meg, melynek fejlécében a "Rendszeren kívül rögzített számla (figyelmeztetés)" felirat olvasható.

Az Ok gomb megnyomása után újabb figyelmeztető ablak következik, amely egy rövid szöveg beírására kötelezi a felhasználót a rendszeren kívül rögzített számla sztornózásához:

Az előírt szöveg begépelése, majd az Ok gomb megnyomását követően történik a sztornó számla rögzítése. A számla készítése különleges odafigyelést igényel, mivel a rendszer nem ismeri a sztornózandó számla adatait, és ezt a felhasználónak kell begépelnie a törvényi előírásoknak megfelelően! Így értelemszerűen a számla kiállítójának adatain és a sorszámon kívül minden adat módosítható. Az Ok gomb megnyomásával rögzíthető a sztornó számla, amely ekkor saját sorszámot kap, majd nyomtatásra kerül.

Helyesbítő számla készítése

A szigorú számadásra vonatkozó szabályozás következtében a kihagyás és ismétlés nélkül biztosított sorszámozásnak megfelelően minden, a rendszerben kiállított helyesbítő számla egy új sorszámot kap, és a számla megjegyzésében tartalmazza a helyesbített számla sorszámát. Ennek értelmében a programmal rögzített számlák közül csak a program által generált sorszámmal rendelkező rögzített számlák helyesbíthetőek a következő módon:

Rögzített kimenő számla helyesbítése

A rögzített kimenő számla megnyitása után válasszuk az Új számla ez alapján...Helyesbítés menüpontot. Ekkor megnyílik a helyesbítő számla, amely az eredeti számla adatait tartalmazza, kivéve természetesen a kiállítás dátumát, amely az aktuális dátumot veszi fel értékül, a tételek pedig ellenkező előjellel szerepelnek a számlán, mint az eredetiben. A számla adatai nem módosíthatóak, a tétellistához felvehetjük a módosítani kívánt tételeket, ezen kívül kizárólag a megjegyzés mezőhöz fűzhetünk hozzá további szöveget, ugyanis a megjegyzés mezőbe az eljárás során bekerül az eredeti sorszámra való hivatkozás. Az Ok gomb megnyomásával véglegesíthetjük a helyesbítő számla létrehozását, ekkor a helyesbítő számla megkapja az új sorszámot, és nyomtatásra kerül. Az ilyen módon elkészített helyesbítő számla mentésekor a készlet frissítésre kerül a "Készlet kezelése" című fejezetben leírtak szerint.

Figyelem

Az Új számla ez alapján...Helyesbítés menüpont abban az esetben nem érhető el, ha az eladó alanyi mentes állapota a számla kiállítása óta megváltozott. Ilyen esetben a helyesbítés helyett a sztornózás, majd új számla kiállítása a javasolt eljárás.

Előlegszámla kezelése

Előlegszámla készítése

Az előlegszámla tétellistája egyetlen "Előleg" megnevezésű sort tartalmaz. A szigorú számadásra vonatkozó szabályozás következtében a kihagyás és ismétlés nélkül biztosított sorszámozásnak megfelelően minden, a rendszerben kiállított előlegszámla egy új sorszámot kap.

A programmal kétféle típusú előlegszámla létrehozása lehetséges:

Előlegszámla készítése rendszerben rögzített előzmények nélkül

Az előlegszámlán szereplő teljesítési időpont csak az a dátum lehet, amikor a kapott előleg a bankszámlánkra megérkezett. Ezért a program használatbavétele előtt rögzített számla sztornózásához hasonlóan, a Kimenő számlák/Nyitott számlák/Előlegszámla listában az egér jobb klikkje után válasszuk az új sor opciót. Ekkor egy figyelmeztető ablak jelenik meg, melynek fejlécében az "Előzmények nélküli előlegszámla (figyelmeztetés)" felirat olvasható, a figyelmeztetés szövege pedig a következő: "Az előlegszámla elkészítéséhez szüksége lesz az előleg kiegyenlítésének adataira! Kívánja folytatni az új Előlegszámla létrehozását?".

Az Ok gomb megnyomása után újabb figyelmeztető ablak következik, amely egy rövid szöveg beírására kötelezi a felhasználót az előzmény nélküli Előlegszámla kiállításához:

"Ismerem az előleg kiegyenlítésének adatait" szöveggel.

Az előírt szöveg begépelése, majd az Ok gomb megnyomását követően történik az Előlegszámla rögzítése. A számla készítése különleges odafigyelést igényel, mivel a rendszer nem ismeri a teljesítési határidőt, ami az előleg bankszámlára beérkezése KELL, hogy legyen.

Az Előlegszámla adatai közül a tétellistában szereplő egyetlen "Előleg" megnevezésű sor "Egységár" és "ÁFA-kulcs" értékei állíthatóak be, a fejlécben a dátumok,a fizetési mód, a pénznem, a kerekítési mód, valamint a vevő adatai választhatóak ki, valamint a Kiegyenlítések "fülön" az előleg kiegyenlítésének adatai rögzíthetőek. Amíg ez nem történik meg, az előlegszámla nem menthető, a hibalistában a kiegyenlítésre felszólító hibaüzenet figyelmeztet.

Előlegszámla készítése előlegbekérő alapján

Előlegbekérő kiegyenlítésének mentésekor, majd amíg az Előlegszámla el nem készül, a rögzített Előlegbekérő megtekintését követően, az Ok gomb megnyomásakor a rendszer felajánlja az Előlegszámla elkészítését az előlegbekérő alapján. Az így előálló Előlegszámla adatai közül kizárólag a megjegyzés bővíthető, annak adattartalma a felhasznált Előlegbekérő adatival egyezik meg.(Természetesen a dátumok, sorszámok különböznek, valamint az előleg teljesítési dátuma az előlegbekérő kiegyenlítésével megegyezik!).

Az Előlegbekérő alapján létrehozott Előlegszámla, az Előlegbekérő kiegyenlítéseit "megörökli", az a Kiegyenlítések "fülön" nyomonkövethető az Előlegszámla szerkesztése közben is.

Előlegszámla felhasználása

A program lehetőséget biztosít adott vevőnek, adott pénznemben kiállított előlegszámláinak későbbi, csoportos felhasználására, akár részfelhasználására is. A lehetőség az új kimenő számla tétellistájában jobb klikkeléssel érhető el, a "Tételek hozzáadása előlegszámla alapján" lehetőség kiválasztásával. Ekkor a vevő meghatározott pénznemben kiállított előlegszámlái alapján, a még fel nem használt tételek hozzáfűződnek az éppen szerkesztett, új kimenő számla meglévő tételeihez, negatív előjellel. A nyomtatási képen láthatóvá válik, hogy mely előlegszámlák alapján, mely tételek kerültek beillesztésre.

Kimenő számlába előlegszámla alapján illesztett tételek közül lehetőség van egyes kiválasztottak törlésérre a listából, a törölni kívánt tételek kijelölése után a jobbklikk és a Törlés (Del) menüpont kiválasztásával. Mindezek után a törölt tételek egy újabb számlához ismét hozzáfűzhetőek.

Félretett előleget használó Kimenő számlák esetében ( Szerkesztés alatt lévő kimenő számla ) előfordulhat, hogy a felhasználandó előleg időközben már nem áll rendelkezésre.

Előlegszámla sztornózása történt

Ebben az esetben a félretett Kimenő számlából a felhasznált előlegszámla tételei egyszerűen kitörlődnek, legközelebbi megnyitáskor a számla már nem tartalmazza azokat.

Kimenő számla rögzítése történt, a felhasznált Előlegszámla felhasználásával

Ebben az esetben több lehetőség is előfordulhat.

Ha a felhasználni kívánt előleg továbbra is rendelkezésre áll, nem történik változás.

Ha a felhasználni kívánt előleg már nem áll teljes egészében rendelkezésre a félretett kimenő számla megnyitásakor, egy előzetes figyelmeztetőablak jelenik meg, amely kétféle választási lehetőséget biztosít számunkra:

az előlegek frissítése lehetőség felülírja a rendelkezésre álló összegre a korábban beállított felhasználandó előleget, míg

az előlegek törlése a számlából eltávolítja a felhasznált előleget.

Ha a felhasználni kívánt előlegből már semmi sem áll rendelkezésre a félretett kimenőszámla ismételt megnyitásakor, a felhasznált előlegszámla tételei kitörlődnek, a számla már nem tartalmazza azokat, akárcsak az Előlegszámla sztornózásának következtében előálló helyzet esetén.

Előlegszámla sztornózása

Előlegszámla sztornózására, csak abban az esetben van lehetőség, ha az előlegszámlára vonatkozóan

vagy nem történt még felhasználás, azaz nem került rögzítésre kimenő számla az előlegszámlát felhasználva,

vagy a rögzített felhasználás sztornózásra került,

tehát az előlegszámla teljes összege rendelkezésre áll. Ilyenkor a Rögzített számlák/Előlegszámla listából válasszuk ki a sztornózni kívánt számlát, és ha a fenti feltételek teljesülnek, a számlaképernyőn elérhetővé válik az Új számla ez alapján/ Sztornó opció. Az opció kiválasztásával a sztornó számla a szokásos módon rögzíthető.

Előlegbekérő kezelése

Ha előzetesen bekéri a vállalkozás a szolgáltatásainak, termékeinek ellenértékét, akkor előlegbekérő levelet kell kiállítania.

A program lehetőséget biztosít előlegbekérő kiállítására. Az előlegbekérőt azzal a céllal küldjük el a vevő számára (akár kizárólag elektronikus úton, a papír alapú nyomtatást mellőzve), hogy az előleget, fizetési feltételeket és egyéb részleteket megismerve pénzügyileg teljesíthesse a megrendelést. Adóügyi vonzata nincs, a pénzügyi teljesítésig semmilyen egyéb könyvelési kihatása sincs (ezért a program minden előlegbekérőn szerepelteti a következő feliratot: "Nem pénzügyi bizonylat. ÁFA visszaigénylésre nem használható.").

Az előlegbekérő tétellistája egyetlen "Előleg" megnevezésű sort tartalmaz, amely sornak az "Egységár" és "ÁFA-kulcs" értékei állíthatóak be.

Teljesítést követően - aznapi teljesítéssel - azonban, az Előlegszámlát ki kell állítani a szállítónak!

Előlegbekérő kiegyenlítésének mentésekor, majd amíg az Előlegszámla el nem készül, a rögzített előlegbekérő megtekintése után, az Ok gomb megnyomásakor a rendszer felajánlja az Előlegszámla elkészítését az előlegbekérő alapján. Ilyenkor az előlegszámla tartalmazza, hogy "[EB:xxx] sorszámú előlegbekérő alapján készült." Az előlegszámla teljesítési dátuma megegyzik az előlegbekérő kiegyenlítésének dátumával (több részletben történő törlesztés esetén a végső törlesztés ideje). Az Előlegszámla mindig a kiállításakor aktuális kiállítási dátumot, és fizetési határidőt kapja. Az Előlegszámlában kizárólag megjegyzés hozzáfűzésére van lehetőség.

Az előrefizetést a Megrendelőnek a Szolgáltató által kiállított előlegbekérő fizetési határidejéig kell teljesíteni. Abban az esetben, ha az előlegbekérőben foglaltaknak a Megrendelő nem tesz eleget, úgy Szolgáltató az adott megrendelést nem köteles elfogadni, illetve a már létrejött szerződés(ek)t azonnali hatállyal felmondhatja, továbbá Szolgáltató az ellenérték beérkezéséig (számláján történő jóváírásig) nem köteles a szolgáltatás nyújtására.

Pro forma kezelése

A program lehetőséget biztosít pro forma számla kiállítására. A pro forma számla egyfajta végleges ajánlat, melyet azzal a céllal küldünk el a vevő számára (akár kizárólag elektronikus úton, a papír alapú nyomtatást mellőzve), hogy a vételárat, fizetési feltételeket és egyéb részleteket megismerve pénzügyileg teljesíthesse a teljes megrendelést. Adóügyi vonzata nincs, a pénzügyi teljesítésig semmilyen egyéb könyvelési kihatása sincs (ezért a program minden pro forma számlán szerepelteti a következő feliratot: "Nem pénzügyi bizonylat. ÁFA visszaigénylésre nem használható."). Teljesítést követően - aznapi teljesítéssel - azonban, a végszámlát ki kell állítani a szállítónak!

A pro forma igazából nem számla, hanem egy ajánlattétel, mely ajánlattétel a végösszeg kifizetésével a rendszer előállítja a pro forma adattartalmával szinte megegyező végszámlát:

Pro forma kiegyenlítének mentésekor, majd amíg a számla el nem készül a rögzített pro forma megtekintése majd az Ok gomb megnyomásakor a rendszer felajánlja a kimenő számla elkészítését a pro forma alapján. Ilyenkor a számla megjegyzése tartalmazza, hogy "[PF:xxx] sorszámú ajánlat/számla alapján készült. A számla pénzügyi rendezést nem igényel." A számla teljesítési dátuma megegyezik a pro forma teljes kiegyenlítésének dátumával (több részletben történő törlesztés esetén a végső törlesztés ideje). A számla mindig a kiállításakor aktuális kiállítási dátumot, és fizetési határidőt kapja. A számlában kizárólag megjegyzés hozzáfűzésére van lehetőség.

Nem teljesült pro forma számla így nem kerül valódi számlázásra, mivel nem pénzügyi bizonylat és így sztornózása sem szükséges.

Szállítólevelek kezelése

A program lehetőséget biztosít adott vevőnek, adott pénznemben kiállított szállítóleveleinek későbbi, csoportos számlázására. A lehetőség az új kimenő számla tétellistájában jobb klikkeléssel érhető el, a Tételek hozzáadása szállítólevelek alapján lehetőség kiválasztásával. Ekkor a vevő meghatározott pénznemben kiállított szállítólevelei alapján, a még ki nem számlázott tételek hozzáfűződnek az éppen szerkesztett, új kimenő számla meglévő tételeihez. Ezek a tételek a számlában nem módosíthatóak, mivel adataik teljesen megegyeznek a hivatkozott szállítólevélben szereplő adatokkal. A nyomtatási képen láthatóvá válik, hogy mely szállítólevelek alapján, mely tételek kerültek beillesztésre. Az így kiállított számlában szereplő tételek, amelyek szállítólevelekből származnak, "használják" a szállítóleveleket, így azok a Rögzített szállítólevelek között nem kerülhetnek visszavonásra mindaddig, amíg a hivatkozott tételek számlái sztornózásra nem kerülnek.

Rögzített szállítólevél akkor vonható vissza, ha nem készült belőle számla, vagy ha készült, azonban sztornózásra került. Rögzített szállítólevél visszavonása a számla adatai képernyőn a Visszavonás gombbal lehetséges.Visszavonáskor az alábbi figyelmeztetőablak jelenik meg:

Kimenő számlába szállítólevél alapján illesztett tételek közül lehetőség van egyes kiválasztottak törlésére a listából, a törölni kívánt tételek kijelölése után a jobbklikk és a Törlés (Del) menüpont kiválasztásával. Törléskor az alábbi figyelmeztetőablak jelenik meg:

Mindezek után a törölt tételek egy újabb számlához ismét hozzáfűzhetőek.

Visszavont szállítólevél tételei nem használhatóak fel új számla kiállításához.

Nyomtatási probléma kezelése

Számlák sorszám-folyamatosságának hiánya 2007.10.24.

[24/1995. (XI. 22.) PM rendelet]

A számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosítására való alkalmasságáról szóló 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet (a továbbiakban: rendelet) 1. § (1) bekezdése alapján adóigazgatási azonosításra csak a folyamatos sorszámozással ellátott bizonylatok alkalmasak. A rendelet 1. § (5) bekezdése szerint a kibocsátott számlanyomtatványokat, mint bizonylatot a kibocsátónak szigorú számadás alá kell vonnia, amely a (6) bekezdés b) pontja szerint a számítógéppel előállított bizonylatok esetén úgy valósul meg, hogy a program - beleértve az alaki hibás, vagy tartalmilag rontott, illetve megsemmisült vagy elveszett számla esetét is - kihagyás és ismétlés nélkül biztosítja a sorszámozást, és a másolatok alapján a hiánytalan elszámolás biztosított.

Amennyiben egy számítógéppel előállított számla olyan tartalmi, vagy formai hibában szenved, amely az 1992. évi LXXIV. törvény (a továbbiakban: Áfa-törvény) 45/A. § előírása és a hivatkozott törvényhelyhez kapcsolódó 7003/2002. PM irányelv vonatkozó előírása alapján csak az eredeti számla sztornírozásával, és helyette új sorszámon, ugyanazon teljesítési időponttal új számla előállításával korrigálható, akkor mind a sztornó számlák, mind a helyettük előállított új számlák eredeti példányait a vevő részére meg kell küldeni.

A fenti eljárás az alapeset számla sztornírozása esetén. Amennyiben azonban a kiállított számlák fizikailag nem jöttek létre, mert pl. a számla fizikai előállítása nyomtatási hiba miatt meghiúsult (festékhiányos nyomtatás, vagy a nyomtató begyűrte az első példányt, stb.), és a számla a következő példánysorszámon (2. példány) sem állítható elő, úgy a sikertelen előállítású számla sztornírozása és helyette új sorszámon történő előállítása jelenti a megoldást. A sztornírozás után a számlát – eredeti teljesítési időponttal – ismételten elő kell állítani. Mivel az eredeti számla egyetlen példánya sem volt kinyomtatható, így az nem is kerülhetett kiküldésre a vevő részére. Ilyen esetekben, az elő nem állított számla sztornírozására vonatkozó sztornó számlát nem kell a vevő részére megküldeni, mivel a vevőnél értelemszerűen nincs olyan számla, amit sztornírozni kell. Ilyenkor a sztornó számla valamennyi példányát a számlakibocsátó köteles megőrizni. A felhasznált számlaszámot azonban akkor is sztornírozni kell, ha a számlát nem sikerült kinyomtatni. A sztornó számla valamennyi példányát ilyenkor a számlakibocsátó köteles megőrizni.

(PM Forgalmi adók, vám és jövedéki főosztály 13.992/1/2007. – APEH Adójogi Főosztály 8990321389)

forrás: http://www.apeh.hu/print/adoinfo/afa/szamla_sorszamfolyt.html

A számítógéppel elektronikusan előállított számlák esetében nem lehet kézzel vagy géppel javítani! A könyvelőirodák gyakran találkoznak olyan számlákkal, amikor az alapinformációkat egyszerűen kézzel javítja a kiállító, mellette szignó, dátum vagy akár bélyegző is, de ez nem helyes eljárás. Csak stornírozással lehetséges javítani az ilyen számlákat.

Az indokot a számlázóprogram sajátosságában és a vonatkozó PM-rendelet előírásában kell keresni. A programból kinyomtatott számlákat szigorú számadás alá kell vonni, mégpedig úgy, hogy a hibás vagy rontott, illetve a megsemmisült, elveszett számlákat is kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozással kell ellátni, és garantálni kell a memóriában (vagy az adathordozón) tárolt másolatok alapján a hiánytalan elszámolást. Ha az egyébként digitálisan tárolt számlát kézzel módosítanánk, akkor a kinyomtatott példány nem egyezne meg a program adataival.

forrás: http://www.fn.hu/vallalkozas_print/20070615/szamlazni_tudni_kell/

további információ: http://www.fn.hu/vallalkozas/20071027/ha_begyurodik_gepi_szamla/

szójegyzék

Szójegyzék

Alanyi adómentes

Az alanyi adómentességre vonatkozó új szabályokat a 2008. január elsejével hatályba lépő, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: új Áfa-törvény) XIII. fejezete tartalmazza. Az új Áfa-törvény 187. § (1) bekezdésének rendelkezése szerint az olyan adóalany jogosult alanyi adómentességet választani, aki (amely) gazdasági céllal belföldön telepedett le (belföldön van a gazdasági tevékenységének a székhelye, vagy belföldön állandó telephelye van, illetve lakóhelye vagy szokásos tartózkodási helye van belföldön). Ennek megfelelően az új Áfa-törvény az általános forgalmi adóról szóló l992. évi LXXIV. törvény (továbbiakban: régi Áfa-törvény) előírásával azonosan, választható adómentességként szabályozza az alanyi adómentességet, a választásra jogosult személyek körében változás nincs. Az alanyi adómentesség alkalmazására csak akkor van lehetőség, ha az alanyi adómentességre vonatkozó választását az adóalany a jogszabályokban meghatározott határidőig bejelenti az adóhatósághoz.

Készlet kezelése

Készlet feltöltése Bejövő számla rögzítésével lehetséges. Bejövő számlán a Termékek listán szereplő termékek, illetve a bejegyzett szettekben szereplő termékekhez tartozó készlet értékek növekednek a bejövő számlán szereplő mennyiséggel.

Kimenő számlán szereplő tétel, amennyiben nem szállítólevélből kerül beillesztésre, a számlán szereplő mennyiséggel csökkenti a készleten lévő értékeket, szettek esetében a szettekben szereplő termékek készleten lévő értéke csökken.

Szállítólevél rögzítése esetén a készlet szintén a tartalmazott termékekre vonatkozóan a szállítólevélben szereplő mennyiséggel csökken.

Rögzített szállítólevél visszavonása esetén a tartalmazott termékek a szállítólevélben szereplő mennyiséggel gyarapodnak a készletben.

Rögzített számla sztornózása esetén azon termékek (szettek), amelyek nem szállítólevél alapján szerepelnek a számlában, a számlában szereplő mennyiség ellentettjével növelik a készletet.

Pro forma rögzítésének a készletre vonatkozóan nincsen hatása.

A készlet aktuális állapota a Termékek listában, a lista fejlécében látható, valamint a termék adatai oldalon.

6. fejezet - A program regisztrációja

7. fejezet - A program adatainak biztonsága

Kivonat

A fejezet leírja, hogy hogyan tudhatjuk nagyobb biztonságban a program által tárolt adatokat.

A programban tárolt adatok biztonsági mentése

A program nem biztosít saját biztonsági mentés funkciót, mivel úgy véljük, hogy Windowson (http://www.microsoft.com/hun/protect/yourself/data/backup.mspx) és Linuxon is rendelkezésre állnak megbízható megoldások erre a célra (adatok mentése, visszatöltése).

Ahhoz, hogy a biztonsági mentést végző program a számlázó által tárolt adatokat is lementse, adja meg a számlázóprogram adatbázisát tartalmazó könyvtárat (mely alapesetben a futtató felhasználó saját könyvtárában található) a mentendő könyvtárak közé.

Figyelem

Figyeljen arra, hogy a mentés közben a program ne fusson!

Megjegyzés

A különböző backup megoldások listáját megtalálhatja többek között a

címeken.

8. fejezet - Kiegészítők dokumentációja

Az EasyInvoice számlázó és készletnyilvántartó program funkcionalitása rugalmasan bővíthető különböző kiegészítők telepítésével.

Partnercsoportok

Lehetőséget biztosít partnereink csoportba rendezésére.Egy partner több csoportnak is tagja lehet.

Árucsoportok

Lehetőséget biztosít termékeink, szolgáltatásaink, szetteink csoportba rendezésére. Egy termék/szett/szolgáltatás több csoportnak is a része lehet. A csoportok hierarchikusan építhetők.

8.1. példa - Hierarchikus termékcsoportok

Egy elektronikai áruház termékcsoportjai a következő módon alakíthatók ki.

  • Konyhai gépek

    • Kávéfőzők

    • Kávédarálók

    • Szeletelők

    • Turmixgépek

  • Szórakoztató elektronika

    • TV-k

    • DVD lejátszók

    • Blu-ray lejátszók

    • Hangfalak

    • Erősítők


Például egy olyan kávéfőző gép, mely tud kávét is darálni, egyidejűleg része lehet a Kávéfőzők, Kávédarálók termékcsoportnak.

Hasonlóan egy szett, amely tartalmaz blu-ray lejátszót, TV-t, Hangfalat, és erősítőt, egyidejűleg része lehet a TV-k, Blu-ray lejátszók, Hangfalak, és Erősítők termékcsoportnak .

Az árucsoportok kezelése adott termék/szett/szolgáltatás adatainak képernyőjén az Árucsoportok nézetben lehetséges a hierarchikus termékcsoport fa struktúrájában jelölőnégyzetek segítségével.

Lehetőség van továbbá az Árucsoportok adminisztrálására a Beállítások/Árucsoportok menüpont alatt található felületen is. Az ablak bal oldalán az árucsoportok hierarchikus fa struktúrája található. Ebben kiválasztva egy árucsoportot a jobb oldalon láthatóvá válnak az adott árucsoportba, vagy annak egy alcsoportjába tartozó termékek/szettek/szolgáltatások. A nem közvetlenül kapcsolódó áruk szürke színnel jelennek meg a listában, azok eltávolítása a kiválasztott árucsoportból nem lehetséges. A kiválasztott árucsoport alá közvetelenül tartozó áruk szabadon eltávolíthatóak a csoportból, illetve a listán jobbklikk hozzáadás segítségével további áruk is egyszerűen az adott árucsoportba felvehetőek.

Kedvezmények

Lehetőséget biztosít adott árucsoportra (vagy az Összes termékre), adott Partnercsoportba tartozó (vagy az összes) vevőnek kedvezmény bizosítására.

A kedvezmény lehet:

  • Százalékos értékkel

  • Adott értékkel

  • Vagy adott értékre törénő egységár változtatás.

Igény esetén megadhatjuk a kedvezmény kezdő és/vagy befejező dátumát is (ezesetben a kiegészítő kiállítás dátumát viszonyítja a megadott dátumokhoz).

Amennyiben egy olyan termékcsoportot jelöltünk ki, amely alá további termékcsoportok tartoznak, akkor azokra a termékcsoportokba tartozó termékekre és érvényes lesz a kedvezmény.

8.2. példa - Hierarchikus termékcsoportok és a kedvezmények érvényesítése

Szórakoztató elektronikát jelöltük ki, akkor a TV-re is érvényes lesz az engedmény


Amennyiben több kedvezmény is elérhető adott tételre, a rendszer a legalacsonyabb árat biztosító kedvezményt fogja érvényesíteni.